Volleybaltoernooi organiseren: checklist en planning

Een volleybaltoernooi organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Reserveer eerst de sporthal en leg datum, format en regels vast; daarna regel je inschrijvingen, scheidsrechters en vrijwilligers. Controleer ruim voor de speeldag of netten, palen, scoreborden en reserveballen compleet zijn. In de laatste week draait alles om teamgegevens, het wedstrijdschema, toegang tot de hal, catering en een duidelijke taakverdeling voor opbouw, bardienst en registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Sporthal reserveren
Toernooidatum vastleggen
2 personen
Toernooiformat bepalen
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Inschrijfgeld vastleggen
2 personen
Scheidsrechters benaderen
2 personen
EHBO-vrijwilligers benaderen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamgegevens controleren
2 personen
Teamindeling bevestigen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Wedstrijdschema publiceren
Scheidsrechters indelen
2 personen
Bardienst indelen
2 personen
Opbouwploeg indelen
Parkeerinformatie versturen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Bekers en servies controleren
Prijzen en medailles ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Toernooidocumenten printen
Teambevestigingen printen
EHBO-set controleren

Event

Opbouwvloer controleren
2 personen
Sportvloer vrijmaken
4 personen
Volleybalvelden uitzetten
4 personen
Netten opbouwen
4 personen
Scheidsrechtersstoelen plaatsen
2 personen
Wedstrijdtafels plaatsen
3 personen
Teamtafels opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Prijzentafel inrichten
bewegwijzering ophangen
2 personen
Muziek en omroep testen
2 personen
Scheidsrechtersbriefing geven
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Teams registreren
3 personen
Wedstrijdbriefing geven
2 personen
Openingswedstrijd begeleiden
3 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Wedstrijdstanden bijwerken
2 personen
Pauzes aankondigen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sportvloer droogmaken
2 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Teams uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal afbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Cateringbalie opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Sporthal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten sorteren
2 personen
Uitslagen naar teams sturen
Foto's naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 3
Volleybalpalenaantal 6
Volleyballenaantal 12
Reserveballenaantal 4
Veldlijnenaantal 3
Antennestokkenaantal 6
Balpompenaantal 3
Naalden voor balpompaantal 12
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 3
Scorebordkaartenaantal 6
Scheidsrechtersstoelenaantal 3
Wedstrijdtafelsaantal 3
Reservepalenaantal 2
Medaillesaantal 24
Beker
Prijzen voor beste spelersaantal 3
EHBO-koffer
Koelkompressenaantal 12
Sporttapeaantal 12
Pleistersaantal 100

Meubilair

Teamtafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Cateringtafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Mobiele opladersaantal 6
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Rekenmachinesaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 6
dienbladenaantal 6

Decoratie

Toernooibanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Teamnaambordjesaantal 12
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de inschrijfdeadline minimaal 2 weken vóór het toernooi vast. Controleer daarna teamnamen, contactgegevens en aantallen voordat je het wedstrijdschema maakt.
Plan per speelveld een scheidsrechter en reserveer daarnaast minstens 1 extra scheidsrechter voor uitval. Benader EHBO-vrijwilligers uiterlijk 2 weken vooraf.
Doe 7 dagen voor aanvang een locatiebezoek. Test de toegang, controleer waar registratie-, team- en cateringtafels komen en kijk of verlengsnoeren en stekkerdozen veilig kunnen worden gebruikt.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat alle teamgegevens zijn gecontroleerd. Publiceer het schema uiterlijk 3 dagen vooraf en stuur tegelijk parkeerinformatie en het aanvangstijdstip.
Tel sportmateriaal en consumptiebenodigdheden afzonderlijk na: naast netten, palen en volleyballen heb je ook reserveballen, pompnaalden, fluitjes, scorebordkaarten, bekers en afvalbakken nodig.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volleybaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de sporthal, datum en het format. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk en sluit die uiterlijk 2 weken voor de speeldag.
Hoeveel volleyballen heb ik nodig voor een toernooi?: Reken minimaal op 1 wedstrijdbal per actief veld en houd per veld 1 reservebal achter de hand. Voor 4 velden betekent dat dus minstens 8 volleyballen, plus een balpomp en pompnaalden.
Wanneer maak en publiceer ik het wedstrijdschema?: Maak het schema nadat de inschrijving is gesloten en alle teamgegevens zijn gecontroleerd. Publiceer het uiterlijk 3 dagen voor het toernooi, zodat teams en scheidsrechters hun planning kunnen controleren.
Wat moet ik de week voor een volleybaltoernooi controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de sporthal, sleutels, toegang, velden, netten, palen, scoreborden en geluidsinstallatie. Bevestig daarna de indeling van scheidsrechters, bardienst en opbouwploeg en controleer de boodschappenlijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.