Organiser un tournoi de volley-ball sans rien oublier

Un tournoi de volley-ball demande plus qu’un gymnase et quelques ballons. Il faut verrouiller le format, les inscriptions, les arbitres, les bénévoles et le planning avant de communiquer les horaires aux équipes. Sur place, l’accueil, le matériel de terrain, la sonorisation, les scores et les accès doivent être prêts avant le premier match. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 60 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le gymnase
Fixer la date du tournoi
2 personnes
Définir le format du tournoi
2 personnes
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Fixer les frais d'inscription
2 personnes
Contacter les arbitres
2 personnes
Contacter les bénévoles de premiers secours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Publier le programme des matchs
Répartir les arbitres
2 personnes
Répartir les services au bar
2 personnes
Répartir l’équipe de montage
Envoyer les infos de parking
Effectuer une visite du site
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier les gobelets et la vaisselle
Récupérer les prix et les médailles
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer les documents du tournoi
Imprimer les confirmations d'équipe
Vérifier la trousse de premiers secours

Événement

Vérifier le sol de montage
2 personnes
Dégager le terrain de sport
4 personnes
Délimiter les terrains de volley-ball
4 personnes
Monter les filets
4 personnes
Placer les chaises des arbitres
2 personnes
Installer les tables de compétition
3 personnes
Installer les tables d'équipe
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Mettre en place la table des prix
Installer la signalisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Donner le briefing des arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Donner le briefing de la compétition
2 personnes
Encadrer le match d'ouverture
3 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Mettre à jour les classements de la compétition
2 personnes
Annoncer les pauses
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Sécher le sol sportif
2 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Dire au revoir aux équipes
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel sportif
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le comptoir traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Trier les restes
2 personnes
Envoyer les résultats aux équipes
Envoyer les photos aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 3
Poteaux de volley-ballqté 6
Ballons de volleyqté 12
Ballons de rechangeqté 4
Lignes de terrainqté 3
Mâts d'antenneqté 6
Pompes à ballonsqté 3
Aiguilles pour pompe à ballonsqté 12
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 3
Cartons de tableau des scoresqté 6
Chaises de juryqté 3
Tables de concoursqté 3
Poteaux de rechangeqté 2
Médaillesqté 24
Gobelet
Prix pour les meilleurs joueursqté 3
Trousse de premiers secours
Packs de froidqté 12
Ruban de sportqté 12
Pansementsqté 100

Mobilier

Tables d'équipeqté 12
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Tables de cateringqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Chargeurs mobilesqté 6
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètresqté 4
Calculatricesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pincesqté 6
plateauxqté 6

Décoration

Bannière du tournoiqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux avec le nom de l'équipeqté 12
Flèches de signalisationqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le gymnase avant d’ouvrir les inscriptions : prévois ensuite une date limite d’inscription située au moins 10 à 14 jours avant le tournoi, afin de pouvoir vérifier les coordonnées et répartir les équipes.
Arrête le format et les règles avant d’envoyer les invitations. Indique notamment la durée prévue des matchs, le nombre d’équipes acceptées et les frais d’inscription, pour éviter de refaire le planning après les premières réponses.
Prépare le planning des matchs après la clôture des inscriptions, puis publie-le dès qu’il est confirmé. Garde une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences si le terrain doit être réinstallé ou si plusieurs équipes jouent sur place.
Vérifie le matériel sportif pendant la visite du gymnase, pas le matin du tournoi. Compte les filets, poteaux, ballons, ballons de rechange, lignes, antennes, sifflets et panneaux de score, puis teste les pompes et les aiguilles.
Répartis les bénévoles par créneau avant la semaine du tournoi : accueil, montage, arbitrage, premiers secours, bar et rangement. Confirme aussi les clés, le parking, les rallonges, les multiprises et les chargeurs au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?: Prévois environ 6 à 8 semaines pour réserver le gymnase, fixer le format, recruter les arbitres et ouvrir les inscriptions. Termine les inscriptions 10 à 14 jours avant le tournoi pour établir les équipes et le planning.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de volley-ball ?: Ouvre le formulaire dès que la date, le gymnase, le format et les frais d’inscription sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixe une date de clôture au moins 10 jours avant les matchs.
Combien d’arbitres faut-il pour un tournoi de volley-ball ?: Prévois au minimum un arbitre par match programmé simultanément, plus une personne de réserve pour les changements ou les pauses. Ajoute des bénévoles dédiés au score afin que les arbitres ne gèrent pas aussi les panneaux et les cartons.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de volley-ball ?: Vérifie l’accès au gymnase, les clés, le matériel de terrain, les ballons de rechange, les scores, la sonorisation et les fournitures d’accueil. Confirme également les équipes, les arbitres, les bénévoles et les éventuels besoins alimentaires avant la fermeture du site.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.