Volleybaltoernooi organiseren: checklist en planning

Een volleybaltoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen teams inschrijven en een sporthal boeken. Je moet velden, regels, wedstrijdschema’s en wedstrijdbegeleiding op elkaar afstemmen. Ook praktische zaken zoals kleedkamers, scoreborden, EHBO, drankjes en geprinte formulieren worden snel vergeten. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je ruim op tijd weet wat geregeld, gecontroleerd en klaargezet moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Wedstrijdvelden indelen
2 personen
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Teams inschrijven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Bevestiging naar teams sturen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdschema afdrukken
Teamindeling controleren
2 personen
Scheidsrechters indelen
2 personen
Tafelleiders indelen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Prijzen bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Prijzen klaarzetten
Muziek afspeellijst maken
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Sportvloer controleren
2 personen
Volleybalvelden uitzetten
4 personen
Netten monteren
4 personen
Netten op hoogte afstellen
2 personen
Scheidsrechterstafels plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Teams ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teamshirts uitdelen
2 personen
Toernooi openen
Spelregels toelichten
2 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
4 personen
Fluitjes en ballen uitgeven
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Tussenstanden publiceren
Finalisten bekendmaken
Finalewedstrijd begeleiden
6 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Publiek vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmaterialen verzamelen
4 personen
Netten demonteren
4 personen
Tribune en stoelen opruimen
4 personen
Tafels opruimen
3 personen
Overgebleven catering inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Sportvloer schoonmaken
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Uitslagen delen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Kleedkamerbankenaantal 12

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Volleybalpalenaantal 8
Volleyballenaantal 16
Reservevolleyballenaantal 6
Veldmarkeringstapeaantal 8
Scheidsrechtersfluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 8
Wedstrijdformulierenaantal 120
Pennensetsaantal 12
Teamhesjesaantal 80
Scheidsrechterstoelenaantal 8
Ballenkarrenaantal 4
Pionnenaantal 24
Sporttassenaantal 8
Handdoekenaantal 16

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Wandklokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 250
Herbruikbaar bestekaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Drinkdispensersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompenaantal 4
Slingersaantal 12
Teamvlaggenaantal 16
Richtingsbordenaantal 12
Prijzentafelkleed

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Tips

Leg de toernooiregels en wedstrijdduur vast voordat je het schema maakt. Plan daarna de velden, rustmomenten en eventuele wissels; zo voorkom je dat teams tegelijk op dezelfde plek moeten spelen.
Controleer uiterlijk een week vooraf hoeveel teams definitief meedoen en pas de teamindeling en het wedstrijdschema aan. Stuur daarna één bevestiging met aanvangstijd, locatie, regels en contactgegevens.
Wijs per veld een scheidsrechter en tafelleider toe en leg reservefluitjes, pennen, wedstrijdformulieren en scoreborden bij de wedstrijdtafel. Zonder vaste bezetting loopt vooral de eerste ronde snel vertraging op.
Test de geluidsinstallatie, draadloze microfoons, laptop, printer en verlengkabels vóór de wedstrijddag. Print deelnemerslijst en wedstrijdschema daarnaast vooraf, zodat een lege batterij of haperende verbinding het programma niet stillegt.
Koel dranken pas nadat de boodschappen compleet zijn en portioneer hapjes vooraf in plaats van tijdens de wedstrijden. Zet prijzen, EHBO-materiaal, reservevolleyballen en teamhesjes op een vaste plek bij de organisatiebalie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sporthal reserveren voor een volleybaltoernooi?: Reserveer de sporthal bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Je hebt daarnaast tijd nodig om het aantal velden, kleedkamers, zaalopbouw en toegang op de wedstrijddag af te stemmen.
Wanneer moet ik teams inschrijven voor een volleybaltoernooi?: Open de inschrijving ongeveer 6 tot 8 weken voor het toernooi en sluit die uiterlijk 2 weken vooraf. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te controleren, teams in te delen en het schema te maken.
Hoeveel scheidsrechters en tafelleiders heb ik nodig?: Reken per gelijktijdig gebruikt veld op 1 scheidsrechter en 1 tafelleider. Bij 4 velden heb je dus minimaal 4 scheidsrechters en 4 tafelleiders per speelronde nodig, plus een reserve voor uitval.
Wat moet ik de week voor een volleybaltoernooi controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de definitieve teams, contactgegevens, dieetwensen, zaalindeling, wedstrijdbegeleiding en het materiaal. Print deelnemerslijst, wedstrijdschema en wedstrijdformulieren uiterlijk 1 dag van tevoren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.