Vogelmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een vogelmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en kooien klaarzetten. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, inschrijvingen en een duidelijke standindeling voor vogelhouders en bezoekers. Op de dag zelf moeten laad- en losverkeer, looproutes, entree en vogelwelzijn tegelijk goed verlopen. Deze checklist helpt je om de voorbereidingen in de juiste volgorde te doen en voorkomt dat praktische zaken zoals wisselgeld, drinkbakjes of standnummers pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Vogelhouders uitnodigen
2 personen
Bezoekers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Vogelhouders registreren
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Deelnemersbevestigingen versturen
Bezoekersinformatie publiceren
Pijlen en plattegrond ontwerpen
Standnummers voorbereiden
2 personen
Entreebandjes sorteren
2 personen
Kassa- en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Contactlijst afdrukken
Vogelwelzijnsinstructies afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Vogelhouders herinneren
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Kooien opstellen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Looproutes markeren
2 personen
Toegangsborden plaatsen
2 personen
Kraamverlichting aansluiten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen

Event

Vogelhouders ontvangen
3 personen
Kooien en vogels controleren
3 personen
Standhouders naar plaatsen wijzen
2 personen
Vogelwelzijnsregels toelichten
2 personen
Entree bemannen
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Looproutes vrijhouden
2 personen
Rust voor vogels bewaken
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers aankondigen
Vertrek standhouders begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Kooien afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Vloeren vegen
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Oppervlakken reinigen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten weggooien
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 48
Kassa- en inschrijftafelsaantal 3
Partytentenaantal 4
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Roerstaafjesaantal 200
Schotelsaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Tangenaantal 4

Vogelbenodigdheden

Vogelkooienaantal 40
Transportkooienaantal 12
Drinkbakjesaantal 40
Voerbakjesaantal 40
Kooiafdekhoezenaantal 20
Absorberende kooivellenaantal 120
Reserve zitstokkenaantal 40

Decoratie

Standbordjesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Plattegrondenaantal 50
Informatiebordenaantal 8
Tafelkledenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Desinfecterende sprayaantal 6

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 100
Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 150
Entreebandjesaantal 600
Kassa-enveloppenaantal 10
Contant geldbakjesaantal 2

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 20
Zaklampenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12

Tips

Open de aanmeldingen uiterlijk 4 weken vooraf en leg daarna de standplaatsen vast. Verstuur deelnemersbevestigingen met standnummer, aankomsttijd en informatie over kooien en vogelwelzijn.
Maak de plattegrond zodra de eerste standplaatsen bekend zijn. Nummer alle tafels en hang de standbordjes vóór de opening op, zodat vogelhouders niet op de dag zelf naar hun plek hoeven te zoeken.
Plan een aparte laad- en loszone en zet die met afzetpalen en afzetlint af. Houd de zone vrij tijdens de bezoekersuren, zodat transportkooien en andere materialen niet tussen de looproute staan.
Controleer vogelbenodigdheden minstens 2 dagen vooraf: kooien, transportkooien, drinkbakjes, voerbakjes, kooiafdekhoezen en absorberende kooivellen. Leg reserve zitstokken en extra drinkbakjes apart klaar voor onverwachte problemen.
Bereid entree en catering niet op het laatste uur voor. Sorteer de entreebandjes, tel het wisselgeld, test betaalterminals en vul koelboxen en thermoskannen voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een vogelmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en meldingen. Open de aanmeldingen voor vogelhouders en bezoekers bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de markt, zodat je de standindeling tijdig kunt maken.
Wanneer moet ik vogelhouders uitnodigen voor een vogelmarkt?: Nodig vogelhouders ongeveer 6 weken vooraf uit en geef een duidelijke sluitingsdatum voor aanmeldingen. Verstuur de definitieve bevestiging met standnummer en praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de markt.
Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor vogelkooien?: Zet de vogelkooien, transportkooien, drinkbakjes, voerbakjes en absorberende kooivellen vóór de aankomst van de deelnemers klaar. Controleer de materialen minstens 2 dagen eerder en maak bij de opbouw één plek vrij voor reserveonderdelen.
Hoe vroeg moet je een vogelmarkt opbouwen?: Open de locatie minimaal 2 tot 3 uur vóór de bezoekersopening. Gebruik die tijd voor de laad- en loszone, tafels, kooien, standnummers, looproutes, entree, betaalterminals en een laatste controle van de vogelwelzijnsinstructies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.