Voetbaltoernooi organiseren: checklist en planning

Een voetbaltoernooi organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum, sportveld en kleedkamers vast en open daarna de inschrijving, zodat je weet hoeveel teams je moet indelen. Regel op tijd scheidsrechters, vrijwilligers, wedstrijdregels en het schema. Controleer in de laatste week niet alleen de voetballen, hesjes en scoreborden, maar ook reserveventielen, ijscompressen en de registratiebalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Sportveld reserveren
Kleedkamers reserveren
Toernooidatum vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Scheidsrechters benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Teamgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Wedstrijdschema versturen
Prijzen bestellen
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
Scheidsrechters indelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Teamleiders informeren
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Teamindeling printen
Routeborden maken
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Telefoons opladen
Weersverwachting controleren
Terrein inspecteren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Teams registreren
3 personen
Teamhesjes uitdelen
2 personen
Openingsuitleg geven
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Stand bijwerken
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers controleren
Verlichting inschakelen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Materialen drogen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven eten bewaren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Reservevoetballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 40
Veldmarkeringslintaantal 4
Mini-doelenaantal 4
Doelnettenaantal 4
Balpompenaantal 3
Reserveventielenaantal 20
Teamhesjes blauwaantal 12
Teamhesjes geelaantal 12
Teamhesjes roodaantal 12
Teamhesjes groenaantal 12
Fluitjesaantal 6
Scheidsrechtershorlogesaantal 6
Aanvoerdersbandenaantal 8
Wedstrijdvlaggenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Klembordenaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Medische tapeaantal 6
IJscompressenaantal 12

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kleedkamerhangersaantal 40

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare werklampenaantal 4
Powerbanksaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Handmegafoon

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamvlaggenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Prijzentafelkleed
Bordjes voor bewegwijzeringaantal 12

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 100
Papieren handdoekenaantal 12
Sponzenaantal 10
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Eerstehulpkoffersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Broodmessenaantal 2
Koelelementenaantal 24
Bewaarbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het sportveld en de kleedkamers zodra de datum vaststaat. Controleer meteen hoeveel velden, kleedkamers en uren je daadwerkelijk nodig hebt voor alle wedstrijden.
Open de inschrijving pas nadat je de belangrijkste praktische informatie hebt vastgesteld. Vraag teamgegevens en dieetwensen uit en stuur deelnemers na controle een bevestiging.
Maak het wedstrijdschema nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en verstuur het uiterlijk enkele dagen voor het toernooi. Zo kunnen teamleiders de aanvangstijden en route vooraf controleren.
Tel sportmateriaal niet alleen op aantallen, maar controleer ook de staat ervan. Leg reservevoetballen, balpompen, reserveventielen, fluitjes en medische tape apart klaar bij de organisatie.
Plan de opbouw vóór de eerste wedstrijd en wijs vrijwilligers per taak toe. Zet registratie, scoreborden, afvalbakken, routeborden en de spullen voor de prijsuitreiking op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een voetbaltoernooi organiseren en de locatie reserveren?: Leg de toernooidatum en het sportveld bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer tegelijk de kleedkamers, zodat je later geen geschikt tijdslot of ruimte tekortkomt.
Hoe vroeg moet ik scheidsrechters regelen voor een voetbaltoernooi?: Benader scheidsrechters zodra de datum en het aantal velden bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Bevestig de indeling uiterlijk 2 weken voor het toernooi.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een voetbaltoernooi versturen?: Verstuur het wedstrijdschema uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Teamleiders hebben dan tijd om aanvangstijden, route en teamgegevens te controleren.
Wat moet ik een week voor een voetbaltoernooi controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de materiaalvoorraad, teamhesjes, voetballen, doelen, scoreborden en medische spullen. Rond ook de boodschappenlijst af en bevestig vrijwilligers, scheidsrechters en deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.