Vlottenrace organiseren: complete checklist
Een vlottenrace vraagt meer voorbereiding dan alleen vlotten bouwen en een startsein geven. Je regelt vooraf een locatie, veiligheidsmelding, parcours, teams, vrijwilligers en een duidelijk wedstrijdreglement. Op de dag zelf moeten materiaal, reddingsmiddelen, inschrijving, catering en communicatie tegelijk klaarstaan. Deze checklist helpt je om niets te vergeten en de belangrijkste zaken op tijd af te ronden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Veiligheidsmelding regelen
Wedstrijdparcours uitzetten
3 personen
Teams indelen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Veiligheidsinstructies maken
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Ontbrekende materialen bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Teamoverzicht afdrukken
Eetwaren voorbereiden
3 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Vlotmaterialen klaarleggen
5 personen
Boeien en finish plaatsen
4 personen
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
3 personen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers registreren
4 personen
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Vlotten bouwen begeleiden
6 personen
Vlotten controleren
4 personen
Startvolgorde bekendmaken
2 personen
Eerste race begeleiden
8 personen
Tweede race begeleiden
8 personen
Tijden registreren
2 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte materialen inzamelen
4 personen
Vlotten uit elkaar halen
5 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Laatste ronde serveren
3 personen
Nazorg
Terrein leegmaken
6 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen laten drogen
3 personen
Materialen schoonmaken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Zitbankenaantal 12
- Stoelenaantal 20
- Koelboxenaantal 6
Sportmateriaal
- Vlotframesaantal 10
- Plastic vatenaantal 40
- Peddelsaantal 30
- Reddingsvestenaantal 80
- Watersporthelmenaantal 80
- Spanbandenaantal 80
- Touwrollenaantal 20
- Parcoursboeienaantal 12
- Ankergewichtenaantal 12
- Werplijnenaantal 6
- Fluitjesaantal 20
- Waterdichte opbergtassenaantal 10
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 10
- Waterdichte portofoonsaantal 12
Apparatuur
- Megafonenaantal 2
- Stopwatchesaantal 4
- Batterijspeakersaantal 2
- Oplaadbare bouwlampenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Warmwaterketelsaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Opslagbakken met dekselaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Teamnummerbordenaantal 10
- Richtingspijlenaantal 12
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Rubberen handschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Regel de locatie en veiligheidsmelding minimaal 6 weken vooraf. Controleer daarna of het parcours, de start en de finish veilig bereikbaar zijn voor deelnemers, vrijwilligers en hulpdiensten.
- Controleer de sportmaterialen minstens 2 weken voor de race: vlotframes, plastic vaten, spanbanden, touw, peddels, reddingsvesten en helmen. Bestel ontbrekende spullen uiterlijk 7 dagen vooraf.
- Maak teams en vrijwilligersindelingen uiterlijk 5 dagen voor de race definitief. Druk het teamoverzicht af en geef baanposten, start, finish en veiligheidsrollen ieder een duidelijke taak.
- Zet boeien en de finish niet pas vlak voor de start uit. Inspecteer het terrein eerst, plaats ankergewichten en controleer vanaf de oever of het volledige parcours zichtbaar is.
- Plan op de wedstrijddag tijd voor twee aparte controles: eerst het water en de veiligheidsmaterialen, daarna inschrijftafel, catering en techniek. Leg portofoons, fluitjes, megafonen, stopwatches en powerbanks op vaste posten klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een vlottenrace organiseren?
- Begin ongeveer 6 weken vooraf met locatie, veiligheidsmelding en uitnodigingen. Rond teams, vrijwilligers, reglement en materiaalcontrole uiterlijk 1 week voor de race af.
- Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een vlottenrace?
- Voorzie per deelnemer een passend reddingsvest en houd watersporthelmen, werplijnen, EHBO-koffers, reddingsdekens en waterdichte portofoons beschikbaar. Controleer dit minimaal 2 weken vooraf en leg alles vóór de start klaar.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een vlottenrace?
- Plan minimaal 1 coördinator, 2 personen voor inschrijving en catering en per belangrijke parcourszone minstens 1 vrijwilliger. Maak de indeling 5 dagen vooraf, zodat uitval nog kan worden opgevangen.
- Wanneer zet ik het parcours van een vlottenrace uit?
- Zet het parcours op de wedstrijddag uit nadat je het terrein hebt geïnspecteerd, bij voorkeur 2 tot 3 uur vóór de eerste start. Controleer daarna boeien, ankergewichten, finish en zichtlijnen nog één keer.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!