Checklist voor een goed georganiseerde vitaliteitsdag
Een vitaliteitsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma met workshops. Je stemt activiteiten af op de doelgroep, verwerkt aanmeldingen en dieetwensen en zorgt dat elke ruimte en begeleider klaarstaat. Plan registratie, gezondheidsvragenlijsten en routeposters vooraf, zodat deelnemers op de dag zelf niet hoeven te zoeken. Gebruik deze checklist om van de eerste reservering tot het openen van de locatie niets te laat te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
Activiteiten en workshops kiezen
3 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Allergieën registreren
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma naar deelnemers sturen
Reserveringen maken
2 personen
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
Activiteitenlocaties indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Gezondheidsvragenlijsten printen
Route- en programmaposters printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
EHBO-materialen controleren
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Workshopruimtes inrichten
4 personen
Sportvelden uitzetten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Gezondheidscheck klaarzetten
2 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Gezondheidschecks begeleiden
3 personen
Wandelactiviteit begeleiden
2 personen
Yogaworkshop begeleiden
2 personen
Voedingsworkshop begeleiden
2 personen
Sportclinic begeleiden
3 personen
Mindfulnesssessie begeleiden
2 personen
Fruit en snacks bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffetgerechten presenteren
3 personen
Buffet uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
Servies en glazen ophalen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Nazorg
Materialen veilig verzamelen
4 personen
Buffet afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Sportmateriaal opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 4
- Registratietafel
- Kledingrekkenaantal 2
- Yoga-mattenrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbare kommenaantal 70
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 70
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Catering
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Buffetwarmhoudersaantal 4
- Servettenaantal 150
- Boodschappen
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Projectiescherm
- Beamer
- Personenweegschaal
- Bloeddrukmeteraantal 2
- Meetlint voor tailleaantal 4
Sportmateriaal
- Yogamattenaantal 35
- Weerstandsbandenaantal 20
- Fitnessballenaantal 10
- Kegelsaantal 20
- Pionnenaantal 20
- Springtouwenaantal 15
- Zachte ballenaantal 10
- Badmintonsetsaantal 6
- Badmintonshuttlesaantal 12
- Stopwatchesaantal 4
- Waterflessenaantal 70
- Handdoekenaantal 35
- Oefenmattenaantal 10
- Meetlintenaantal 4
- Hartslagmetersaantal 6
Decoratie
- Naambadgesaantal 70
- Badgehoudersaantal 70
- Ballonnenaantal 80
- Ballonnenlintaantal 2
- Tafellopersaantal 8
- Plantenaantal 12
- Programmapostersaantal 12
- Richtingpijlenaantal 15
- Krijtbordenaantal 6
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 6
- Ledtafellampenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Keukentangenaantal 6
- Koelplatenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
- EHBO-koffer
- Koortsthermometer
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 20
Tips
- Leg het programma en de doelgroep eerst vast. Kies daarna pas workshops en locaties, zodat je weet hoeveel ruimtes, stoelen, tafels en begeleiders nodig hebt.
- Verstuur uitnodigingen ruim vóór de vitaliteitsdag en verwerk aanmeldingen doorlopend. Noteer dieetwensen en allergieën apart; controleer die gegevens opnieuw voordat je hapjes en catering bestelt.
- Bevestig workshopbegeleiders uiterlijk één week vooraf en stuur deelnemers daarna het definitieve programma. Vermeld per activiteit de ruimte en het starttijdstip, zodat routeposters en bewegwijzering kloppen.
- Test apparatuur minimaal één dag eerder. Controleer draagbare speakers, draadloze microfoons, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen in de ruimtes waar ze worden gebruikt.
- Werk op de laatste werkdag met één controlelijst voor boodschappen, sportmateriaal en EHBO-materialen. Koel dranken en catering op tijd, maar zet gekoelde producten pas klaar nadat de opslag en temperatuur zijn gecontroleerd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een vitaliteitsdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, doelgroep, programma en reserveringen. Bevestig begeleiders en verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken voor de dag.
- Wanneer stuur ik het programma van een vitaliteitsdag naar deelnemers?
- Stuur een voorlopig programma met de uitnodiging en het definitieve programma 5 tot 7 dagen vooraf. Zo kunnen deelnemers zich voorbereiden en kun je wijzigingen nog verwerken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een vitaliteitsdag op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, het plaatsen van registratie- en buffettafels, het klaarzetten van materialen en het testen van geluid en beeld. Begin eerder als meerdere workshopruimtes ingericht moeten worden.
- Wanneer controleer ik dieetwensen en allergieën voor een vitaliteitsdag?
- Vraag ze bij de aanmelding uit en sluit de registratie ongeveer 7 dagen vooraf. Geef de definitieve lijst daarna door aan de catering en controleer haar nogmaals bij het klaarzetten van de hapjes.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!