Journée vitalité : la checklist d’organisation

Une journée vitalité demande de coordonner les inscriptions, les ateliers, les repas et l’accueil sans perdre de vue les besoins des participants. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les réservations, les animateurs et le matériel. Les informations alimentaires, les allergies et les questionnaires de santé doivent être recueillis avant les achats. Cette checklist te permet de suivre les préparatifs jusqu’à l’ouverture du lieu, le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le public cible des participants
2 personnes
Choisir les activités et les ateliers
3 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Enregistrer les allergies
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer le programme aux participants
Faire les réservations
2 personnes
Confirmer les animateurs d’atelier
2 personnes
Répartir les espaces des activités
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les questionnaires de santé
Imprimer les affiches d’itinéraire et du programme
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Préparer le contrôle de santé
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Présenter le programme
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner les contrôles de santé
3 personnes
Encadrer la randonnée
2 personnes
Animer l'atelier de yoga
2 personnes
Animer l'atelier de nutrition
2 personnes
Encadrer la clinique sportive
3 personnes
Animer une séance de pleine conscience
2 personnes
Réapprovisionner en fruits et snacks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Présenter les plats du buffet
3 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Fournir la musique
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel en toute sécurité
4 personnes
Démonter le buffet
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Ranger le matériel sportif
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Râteliers à tapis de yogaqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Catering

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
Serviettesqté 150
Courses

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Écran de projection
Vidéoprojecteur
Pèse-personne
Tensiomètreqté 2
Mètre ruban pour la tailleqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 35
Bandes de résistanceqté 20
Ballons de fitnessqté 10
Cônesqté 20
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 15
Balles souplesqté 10
Sets de badmintonqté 6
Volants de badmintonqté 12
Chronomètresqté 4
Bouteilles d'eauqté 70
Serviettesqté 35
Tapis d'exerciceqté 10
Mètres rubansqté 4
Moniteurs de fréquence cardiaqueqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Chemins de tableqté 8
Plantesqté 12
Affiches du programmeqté 12
Flèches directionnellesqté 15
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Plaques de refroidissementqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Trousse de premiers secours
Thermomètre frontal

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Conseils

Envoie le programme aux participants après avoir confirmé les animateurs et les réservations. Prévois une version imprimée du déroulé pour l’équipe et des affiches d’itinéraire pour guider les participants dès leur arrivée.
Traite les inscriptions dans une liste unique et note séparément les besoins alimentaires et les allergies. Fais cette vérification avant de préparer les en-cas et de stocker le catering au frais.
Prépare l’accueil avec une table d’inscription, des badges nominatifs et les questionnaires de santé imprimés. Installe aussi les portants à vêtements et les râteliers à tapis de yoga avant l’ouverture du lieu.
Teste le matériel audio et de projection avant l’arrivée du public : enceintes, microphones, lecteur audio, vidéoprojecteur et écran. Vérifie également les rallonges et multiprises nécessaires dans chaque espace d’activité.
Refroidis les boissons et prépare les carafes d’eau, les thermos et le buffet suffisamment tôt pour éviter une mise en place précipitée. Garde le catering au frais jusqu’au moment du service et vérifie le matériel de premiers secours avant d’accueillir le premier participant.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée vitalité ?: Envoie-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les allergies et d’ajuster les espaces ou les quantités de catering.
Quand confirmer les animateurs des ateliers ?: Confirme-les idéalement 3 semaines avant l’événement, puis vérifie le programme une dernière fois 7 jours avant. Tu peux ainsi envoyer un déroulé fiable et éviter les changements de dernière minute.
Combien de temps avant faut-il préparer le catering ?: Prépare les en-cas et le buffet le jour même, environ 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Refroidis les boissons à l’avance et conserve les aliments au frais jusqu’au service.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée vitalité ?: La veille, vérifie la liste des courses, le matériel sportif, le matériel de premiers secours, les impressions et la liste actualisée des participants. Prépare aussi les badges et confirme l’horaire d’ouverture du lieu.

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