Checklist para organizar un Día de la vitalidad

Un Día de la vitalidad combina talleres, actividad física, alimentación y momentos de descanso, así que la coordinación empieza mucho antes de abrir el espacio. Esta checklist reúne 69 tareas y 76 materiales para avanzar en el orden adecuado: definir el programa, gestionar las inscripciones, confirmar responsables y preparar cada zona. También contempla lo que suele llegar tarde, como los cuestionarios de salud, las preferencias dietéticas, las acreditaciones y el catering refrigerado. Úsala como guía de trabajo desde la primera reserva hasta la recepción de participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
Elegir actividades y talleres
3 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Registrar las alergias
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Enviar el programa a los participantes
Hacer reservas
2 personas
Confirmar a los responsables del taller
2 personas
Asignar los espacios de actividades
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir los cuestionarios de salud
Imprimir los carteles de ruta y programa
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Guardar el catering en frío
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar las salas del taller
4 personas
Delimitar los campos deportivos
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Preparar el control de salud
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar el programa
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Acompañar los controles de salud
3 personas
Coordinar la actividad de senderismo
2 personas
Guiar el taller de yoga
2 personas
Coordinar el taller de nutrición
2 personas
Coordinar la clínica deportiva
3 personas
Guiar la sesión de mindfulness
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Presentar los platos del bufé
3 personas
Servir el buffet
5 personas
Servir por separado las comidas dietéticas
2 personas
Recoger la vajilla y los vasos
3 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Proporcionar la música
Despedir a los participantes
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas

Seguimiento

Recoger los materiales de forma segura
4 personas
Desmontar el bufé
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Recoger el material deportivo
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Percheroscant. 2
Portaesterillas de yogacant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 70
Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 70
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Catering

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 6
Calentadores de buffetcant. 4
Servilletascant. 150
Compras

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Pantalla de proyección
Proyector
Báscula de baño
Tensiómetrocant. 2
Cinta métrica para cinturacant. 4

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 35
Bandas de resistenciacant. 20
Pelotas de fitnesscant. 10
Conoscant. 20
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 15
Pelotas blandascant. 10
Sets de bádmintoncant. 6
Volantes de bádmintoncant. 12
Cronómetroscant. 4
Botellas de aguacant. 70
Toallascant. 35
Colchonetas de prácticacant. 10
Cintas métricascant. 4
Monitores de frecuencia cardíacacant. 6

Decoración

Credencialescant. 70
Portabadgescant. 70
Globoscant. 80
Cinta para globoscant. 2
Manteles runnerscant. 8
Plantascant. 12
Pósteres del programacant. 12
Flechas direccionalescant. 15
Pizarrascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesa LEDcant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de cocinacant. 6
Placas refrigerantescant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12
Botiquín de primeros auxilios
Termómetro de fiebre

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20

Consejos

Cierra la fecha, el público y el programa antes de enviar las invitaciones. Si cambias los talleres después, tendrás que rehacer las reservas, los carteles y el programa enviado a los participantes.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para actualizar varias veces la lista de participantes. Recoge las preferencias dietéticas y las alergias desde el primer formulario, no durante el registro.
Confirma a cada responsable de taller al menos una semana antes y asigna cada actividad a un espacio concreto. Comprueba también que el material deportivo y el botiquín estén completos antes del día del evento.
Prepara las acreditaciones, los cuestionarios de salud y los carteles de ruta y programa como mínimo el día anterior. Coloca la mesa de registro y los percheros antes de que llegue el primer grupo.
Enfría las bebidas y guarda el catering en frío con antelación, pero prepara los aperitivos cerca de la hora de apertura. Deja listos termos, jarras de agua, vajilla reutilizable y calentadores de buffet para evitar esperas durante las pausas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de la vitalidad?: Empieza entre cuatro y seis semanas antes para fijar la fecha, reservar espacios, elegir talleres y enviar invitaciones. Reserva la última semana para confirmar responsables, cerrar la lista y revisar materiales.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas cuando la fecha y el programa provisional estén definidos, idealmente entre cuatro y cinco semanas antes. Envía el programa actualizado de nuevo entre cinco y siete días antes del evento.
¿Cuándo hay que pedir las alergias y preferencias dietéticas?: Incluye ambas preguntas en el formulario de inscripción y fija una fecha límite al menos siete días antes. Así puedes ajustar la compra, el catering y la preparación de aperitivos sin improvisar.
¿Qué se prepara el día anterior para un Día de la vitalidad?: Imprime el plan de trabajo, las acreditaciones, los cuestionarios y los carteles; revisa el equipo deportivo, el botiquín y los cables. También puedes dejar organizadas las mesas, sillas, termos y vajilla, reservando el enfriado de bebidas y la colocación del catering para el día del evento.

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