Vioolconcert organiseren: checklist en planning

Een vioolconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Je stemt artiestencontracten, kaartverkoop, vervoer, zitplaatsen en techniek op elkaar af, terwijl catering en publieksinformatie vaak pas op het laatste moment aandacht krijgen. Begin met datum, locatie en concertprogramma en werk daarna toe naar een vaste repetitie- en ontvangstplanning. Deze checklist helpt je de 73 taken in een logische volgorde uit te voeren en controleert ook de 39 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Concertprogramma vaststellen
2 personen
Artiestencontracten controleren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
Promotiebericht publiceren
Reserveringen maken
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiestenvervoer afstemmen
Programma laten drukken
Routebeschrijving versturen
Publiekslijst bijwerken
Zitplaatsen indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Programmaboekjes sorteren
2 personen
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Muziekstandaards plaatsen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Programma klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Instrumenten veilig plaatsen
2 personen
Inloopmuziek starten
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Concert openen
Concertdeel begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Zaal opnieuw controleren
2 personen
Concertdeel hervatten
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Artiesten bedanken
Borrel openen
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Garderobe afsluiten
2 personen
Publiek uitzwaaien
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
2 personen

Nazorg

Stoelen opruimen
4 personen
Tafels afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Onkosten verzamelen
Bedankbericht versturen
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 130
Tafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Barkrukkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 100
Dessertbordenaantal 130
Gebaksbordjesaantal 130
Vorkenaantal 150
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Muziekstandaardsaantal 8
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Verlichting

Muziekstandaardlampjesaantal 8
Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 10
Richtingsbordenaantal 8
Programmabordenaantal 3
Bloemstukkenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het concertprogramma uiterlijk 4 weken vooraf vast. Controleer daarna de artiestencontracten en maak muziekpartijen, muziekstandaards en standaardlampjes onderdeel van dezelfde controle.
Open de kaartverkoop pas nadat locatie, programma en zitplaatsen zijn afgestemd. Werk de publiekslijst wekelijks bij en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert.
Plan artiestenvervoer minstens 3 dagen vooraf met concrete aankomsttijden. Verstuur de routebeschrijving tegelijk met de laatste publieksinformatie, zodat vragen niet op de concertdag binnenkomen.
Controleer techniek en bekabeling minimaal 2 uur voor aanvang: test microfoons, luidsprekers en mengpaneel en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten veilig neer.
Koel dranken en bereid hapjes op de dag zelf volgens een tijdschema. Zet waterglazen klaar voor de musici en richt garderobe, bewegwijzering en zitplaatsen af voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vioolconcert organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en artiestencontracten. Open de kaartverkoop zodra die basis vaststaat, meestal 6 tot 8 weken voor het concert.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een vioolconcert openen?: Open de kaartverkoop ongeveer 6 weken voor de concertdatum, nadat programma en locatie definitief zijn. Verwerk aanmeldingen daarna wekelijks en sluit de reserveringen uiterlijk 2 dagen vooraf voor de laatste zitplaatsindeling.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minstens 3 uur voor stoelen, tafels, garderoberekken, techniek, verlichting en bewegwijzering. Plan de technische test uiterlijk 2 uur voor aanvang en houd daarna nog 30 minuten vrij voor kleine aanpassingen.
Wanneer regel ik catering voor een vioolconcert?: Bereken de hoeveelheden 7 dagen vooraf op basis van het aantal aanmeldingen en dieetwensen. Doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf; koel dranken en bereid hapjes op de concertdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.