Checklist para organizar un concierto de violín
Organizar un concierto de violín requiere coordinar mucho más que el programa musical. Hay que cerrar la fecha y el lugar, confirmar contratos, gestionar entradas e inscripciones y preparar la llegada de artistas y público. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde la planificación inicial hasta la apertura del espacio. También contempla detalles que suelen quedar para el último momento, como las partituras, los programas impresos, los asientos, las bebidas frías y el equipo técnico.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Establecer el programa del concierto
2 personas
Comprobar los contratos de los artistas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
Publicar mensaje promocional
Hacer reservas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Coordinar el transporte de los artistas
Imprimir el programa
Enviar indicaciones
Actualizar la lista de asistentes
Distribuir los asientos
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Asignar voluntarios
Clasificar los programas de mano
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar las partituras
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar atriles
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar el programa
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Colocar los instrumentos de forma segura
2 personas
Poner la música de ambiente
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Abrir el concierto
Coordinar el tramo del concierto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Anunciar el descanso
Volver a revisar la sala
2 personas
Reanudar la parte del concierto
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Agradecer a los artistas
Abrir el cóctel
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas
Despedir al público
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empacar instrumentos
2 personas
Seguimiento
Recoger sillas
4 personas
Desmontar las mesas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Ordenar el guardarropa
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar el catering sobrante
2 personas
Recopilar gastos
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar fotos y documentos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 130
- Mesascant. 10
- Percheroscant. 2
- Taburetes de barcant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 130
- Tazas de cafécant. 100
- Platos de postrecant. 130
- Platos de postrecant. 130
- Tenedorescant. 150
- Cucharillascant. 100
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Atrilescant. 8
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 6
Iluminación
- Luces para atril de músicacant. 8
- Luces decorativascant. 6
Decoración
- Manteles individualescant. 10
- Señales direccionalescant. 8
- Carteles del programacant. 3
- Arreglos floralescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cestas de pancant. 6
- Papeleracant. 6
Limpieza
- Guantes de limpiezacant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de diseñar las invitaciones. Así podrás incluir horarios, indicaciones y duración real del concierto sin tener que corregir la información después.
- Confirma los contratos de los artistas y su transporte con varias semanas de margen. El día del concierto, las partituras, los atriles y las luces para atril deben estar colocados antes de abrir la ubicación.
- Abre la venta de entradas y actualiza la lista de asistentes de forma periódica. Usa esa cifra para distribuir los asientos, preparar las tarjetas con nombres y calcular las cantidades de catering.
- Envía las indicaciones al público antes del concierto e instala señales direccionales en el lugar. Esto reduce preguntas en la entrada, especialmente si hay zonas separadas para guardar abrigos, tomar café o sentarse.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, dejando tiempo para revisar micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas. Coloca alfombrillas sobre los cables antes de que lleguen los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de violín?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá venta de entradas, varios artistas o catering. Reserva las últimas 48 horas para imprimir programas, actualizar asistentes, enfriar bebidas y comprobar el material.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto de violín?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto. Si necesitas gestionar inscripciones, preferencias dietéticas o reservas, establece una fecha límite al menos 10 días antes.
- ¿Qué hay que comprobar el día del concierto?
- Haz una revisión completa entre 2 y 3 horas antes de abrir: asientos, atriles, partituras, micrófonos, altavoces, iluminación, señales y programas. Comprueba también que las bebidas estén frías y que el catering corresponda al número actualizado de asistentes.
- ¿Cuánto catering calcular para un concierto de violín?
- Calcula las cantidades a partir de la lista de asistentes cerrada y añade un margen del 10 %. Para las bebidas, prevé aproximadamente 2 unidades por persona durante la primera hora y ajusta según la duración del encuentro.
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