Checklist voor een vintagemarkt organiseren

Een vintagemarkt organiseren begint niet met kramen neerzetten, maar met een duidelijke doelgroep, datum en marktzone. Regel toestemming en kraamhouders vroeg, zodat je later genoeg tijd houdt voor inschrijvingen, indeling en promotie. Denk daarnaast aan praktische zaken die snel worden vergeten: paskamers, kledinghangers, stroom, verlichting en een routebeschrijving. Met deze checklist werk je van eerste plan naar een markt die op tijd klaarstaat voor bezoekers en verkopers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Marktconcept en doelgroep bepalen
2 personen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en marktzone reserveren
Benodigde toestemming aanvragen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Markt promoten via sociale media
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Kraamhouders bevestigen
Reserveringen controleren
Routebeschrijving versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Marktplein afzetten
2 personen
Tafels en kramen opstellen
4 personen
Stoelen en paskamers plaatsen
3 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders naar plekken begeleiden
2 personen
Kramen verkoopklaar maken
12 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kraamhouders afronden informeren
Kraamhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Kramen en tafels afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies en apparatuur reinigen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Barkrukkenaantal 4
Paskamerschermenaantal 2
Kledingrekkenaantal 8
Kledinghangersaantal 100
Partytentenaantal 2
Kleedjes voor kramenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Rolmaataantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Krijtbordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Prijskaartjesaantal 300
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Kabelbindersaantal 50

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Koelmattenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, openingstijden en locatie minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer meteen de marktzone en controleer welke toestemming nodig is voor het gebruik van de plek.
Benader kraamhouders voordat je promotie breed start. Verstuur het inschrijfformulier, verwerk aanmeldingen en bevestig de definitieve deelname uiterlijk 2 weken voor de markt.
Maak de kraamindeling op schaal en houd rekening met loopruimte, paskamerschermen en kledingrekken. Stuur kraamhouders uiterlijk 1 week vooraf hun plek, routebeschrijving en praktische aankomstinformatie.
Controleer materialen 3 tot 5 dagen vooraf. Test verlengsnoeren, stekkerdozen, lichtsnoeren en ledlampen; vergeet ook een rolmaat en gereedschapskoffer voor kleine aanpassingen op locatie niet.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor opening. Zet eerst kramen, tafels en stroom klaar, richt daarna de informatiebalie en het cateringpunt in en ontvang kraamhouders pas wanneer hun plek duidelijk gemarkeerd is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vintagemarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, toestemming en het benaderen van kraamhouders. Houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen, indeling, boodschappen en promotie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een vintagemarkt?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van kramen, tafels, paskamers, verlichting en informatiepunten. Bij veel marktkramen of beperkte toegang tot de locatie is 3 uur praktischer.
Wanneer stuur ik de kraamindeling naar verkopers?: Stuur de definitieve kraamindeling en routebeschrijving ongeveer 1 week voor de markt. Zo kunnen verkopers hun aankomst voorbereiden en kun je wijzigingen nog verwerken.
Wat wordt vaak vergeten bij een vintagemarkt?: Paskamerschermen, kledinghangers en voldoende afvalbakken worden vaak te laat geregeld. Controleer deze spullen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en test tegelijk stroom, verlichting en koffieapparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.