Checklist pour organiser un marché vintage

Un marché vintage réussi se prépare bien avant l’installation des stands. Commence par définir le concept, la date et le public, puis réserve l’emplacement et vérifie les autorisations nécessaires. Les exposants doivent être contactés assez tôt pour confirmer leur présence, leurs besoins et la répartition des stands. Le jour J, prévois du temps pour les tables, les portants, les cabines d’essayage, l’éclairage, l’accueil et le point de restauration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept du marché et le public cible
2 personnes
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver le site et la zone du marché
Demander l’autorisation nécessaire
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le marché sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Confirmer les exposants
Vérifier les réservations
Envoyer les indications d'accès
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Barrer la place du marché
2 personnes
Installer les tables et les stands
4 personnes
Installer les chaises et les cabines d’essayage
3 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
2 personnes
Préparer les stands pour la vente
12 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Informer les exposants de la fin
Clôturer le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands et les tables
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Tabourets de barqté 4
Paravents de cabine d'essayageqté 2
Portants à vêtementsqté 8
Cintresqté 100
Tentes de réceptionqté 2
Tapis pour les standsqté 12
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mètre rubanqté 2
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux en ardoiseqté 4
Décoration de tableqté 12
Étiquettes de prixqté 300
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Serre-câblesqté 50

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pinces de serviceqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et les horaires avant de contacter les exposants, puis envoie les indications d’accès dès que les réservations sont confirmées. Cela limite les désistements et les arrivées au mauvais endroit.
Demande aux exposants leurs besoins alimentaires et leurs contraintes de stand lors de l’inscription. Prépare ensuite le plan avec les tables, les portants à vêtements et les cabines d’essayage, plutôt que de modifier les emplacements sur place.
Vérifie l’alimentation électrique avant l’ouverture : les rallonges, multiprises, machines à café et lampes LED doivent atteindre leur emplacement sans créer de passage dangereux. Prévois aussi une solution si plusieurs équipements fonctionnent en même temps.
Installe les panneaux indicateurs et le comptoir d’information avant l’arrivée du public. Les visiteurs doivent trouver l’entrée, les stands, les cabines d’essayage et le point de restauration dès les premières minutes.
Refroidis les boissons avant l’ouverture et place les gobelets réutilisables, tasses, assiettes et couverts au même endroit. Une vérification finale des poubelles, du matériel et des supports de stand évite les oublis pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché vintage ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour contacter les exposants, traiter les inscriptions, demander les autorisations et promouvoir le marché. Garde les derniers 7 jours pour confirmer les réservations, les accès et le plan des stands.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché vintage ?: Contacte-les 6 semaines avant la date si possible, puis fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’ouverture. Confirme ensuite chaque exposant et ses besoins au plus tard 7 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer un marché vintage ?: Réserve au minimum 3 heures avant l’ouverture pour barrer la place, installer les tables, stands, chaises, portants, cabines d’essayage et éclairages. Ajoute 30 minutes pour la vérification finale et l’accueil des premiers exposants.
Que faut-il prévoir pour les vêtements vintage ?: Prévois des portants à vêtements, des cintres et au moins une cabine d’essayage par zone de vente importante. Place les paravents de cabine avant l’arrivée des exposants afin de ne pas déplacer les stands pendant l’installation.

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