Vintagebeurs organiseren: checklist en planning

Een vintagebeurs staat of valt met een duidelijke indeling en informatie die deelnemers op tijd ontvangen. Begin met openingstijden, het deelnemersformulier en de aanmeldingen; wijs daarna standplaatsen toe en maak de plattegrond. Regel tafels, stoelen, kledingrekken en betaalmogelijkheden ruim vooraf. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, publiceer je route- en bezoekersinformatie en bundel je per stand de materialen. Op de beursdag zelf draait alles om ontvangst, bewegwijzering, betalingen en een werkend koffie- en theestation.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Openingstijden publiceren
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Standwensen verzamelen
Plattegrond maken
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Betaalwijze controleren
Vrijwilligers inplannen
Routebeschrijving publiceren
Bezoekersinformatie publiceren
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Laatste herinnering versturen
Standbordjes nummeren
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Bezoekersbadges voorbereiden
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Contant wisselgeld halen
Koffie- en theestation voorbereiden
2 personen
Materialen per stand bundelen
3 personen
Betaalapparatuur opladen
Kassa voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Kledingrekken plaatsen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiestand inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Kassa testen
2 personen
Deelnemers inchecken
3 personen
Deelnemers naar stands begeleiden
3 personen
Stands controleren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entreegelden innen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Deelnemers ondersteunen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Stands afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Kledingrekken demonteren
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Overgebleven catering inpakken
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Betaalgegevens controleren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Deelnemers bedanken
Bezoekersbedankje publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 12
Displaykubussenaantal 20
Staande spiegelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 24

Apparatuur

Kassa
Pinapparaataantal 2
Tablet
Printer
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Handwagenaantal 2
Lijmpistool

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiemokkenaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Standbordjesaantal 30
Richtingbordenaantal 12
Postersaantal 20
Prijsetikettenaantal 500
Naamkaartjesaantal 50
Lanyardsaantal 30
Klembordenaantal 4
Flyersaantal 500
Wasknijpersaantal 100
Afzetlintaantal 2

Verlichting

LED-werklampenaantal 12
Bureaulampenaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelcontainersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handdesinfectiestationsaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de vintagebeurs. Vermeld daarin de standafmetingen, opbouwtijd, toegewezen plek, route en betaalafspraken, zodat je op de dag zelf minder vragen krijgt.
Maak de plattegrond pas definitief nadat je standwensen hebt verzameld en alle aanmeldingen hebt gecontroleerd. Nummer daarna de standbordjes en bereid richtingborden voor op basis van dezelfde indeling.
Controleer 1 dag vooraf alle betaalmiddelen: laad het pinapparaat en de tablet op, test de kassa en haal contant wisselgeld. Leg per verkooppunt vast wie betalingen verwerkt en wie bezoekers helpt.
Bundel de materialen per stand voordat de deelnemers arriveren. Leg bijvoorbeeld standbordjes, klemborden, naamkaartjes en eventuele verlengsnoeren apart klaar; dat voorkomt zoeken tijdens de opbouw.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur voor ontvangst, bewegwijzering en het koffie- en theestation. Controleer vóór opening ook leveringen, tafels, stoelen, kledingrekken en de vrije looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vintagebeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met openingstijden, het deelnemersformulier en uitnodigingen. Reserveer tafels, stoelen en andere inrichting uiterlijk 6 weken vooraf, omdat je daarna minder ruimte hebt om tekorten op te lossen.
Wanneer moet ik de standplaatsen van een vintagebeurs indelen?: Verzamel standwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en maak de eerste indeling ongeveer 3 weken voor de beurs. Verstuur de definitieve standplaats en plattegrond uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een vintagebeurs?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de ingang, 1 persoon voor vragen en bewegwijzering en 1 persoon voor het koffie- en theestation tijdens de eerste 2 uur. Bij meer dan 20 stands is een extra opbouwhelper praktisch.
Wat moet ik de dag voor een vintagebeurs controleren?: Controleer 1 dag vooraf de deelnemerslijst, leveringen, plattegrond, bewegwijzering en standbordjes. Laad het pinapparaat en de tablet op, test de kassa en leg de materialen per stand klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.