Organiser un salon vintage : la checklist complète

Un salon vintage se prépare comme un petit marché : les exposants doivent connaître leur emplacement, les visiteurs trouver le lieu et chaque stand disposer du matériel prévu. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, des inscriptions à l’ouverture, avec les points souvent oubliés comme la monnaie, les rallonges et les badges. Commence par cadrer les horaires et les participants, puis termine par l’installation, les livraisons et la caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier les horaires d’ouverture
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Recueillir les souhaits des stands
Créer le plan
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Vérifier le mode de paiement
Planifier les bénévoles
Publier l’itinéraire
Publier les informations aux visiteurs
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer le dernier rappel
Numéroter les panneaux des stands
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Préparer les badges visiteurs
Vérifier les livraisons
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Retirer de la monnaie
Préparer le stand café et thé
2 personnes
Regrouper le matériel par stand
3 personnes
Recharger le matériel de paiement
Préparer la caisse
2 personnes
Briefer les bénévoles

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les portants à vêtements
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le stand d'information
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Tester la caisse
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Guider les participants vers les stands
3 personnes
Vérifier les stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accompagner les participants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer les derniers visiteurs
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les portants à vêtements
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer les restes du catering
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Vérifier les informations de paiement
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Remercier les participants
Publier le mot de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 40
Portants à vêtementsqté 12
Cubes d’expositionqté 20
Miroirs sur piedqté 4
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 24

Équipement

Caisse
Terminal de paiementqté 2
Tablette
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Chariot à mainqté 2
Pistolet à colle

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Panneaux de standqté 30
Panneaux de directionqté 12
Affichesqté 20
Étiquettes de prixqté 500
Badges nominatifsqté 50
Lanyardsqté 30
Presse-papiersqté 4
Flyersqté 500
Pinces à lingeqté 100
Ruban de balisageqté 2

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 12
Lampes de bureauqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Stations de désinfectant pour les mainsqté 4
Caisses de rangementqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe les horaires d’ouverture avant d’envoyer les invitations, puis indique une heure d’arrivée distincte pour les exposants. Prévois au moins 60 minutes entre l’accès des stands et l’accueil du public pour installer les tables, portants et panneaux.
Traite les inscriptions avant d’attribuer les emplacements. Demande notamment les besoins en tables, portants ou prises : un plan finalisé trop tôt oblige souvent à déplacer plusieurs stands.
Envoie les informations pratiques aux participants au moins 7 jours avant le salon. Ajoute le plan, l’itinéraire, les horaires d’installation, les règles de paiement et un dernier rappel 24 à 48 heures avant l’ouverture.
Teste le paiement avant l’arrivée du public : terminal rechargé, tablette, imprimante et rallonges branchées. Retire aussi la monnaie à l’avance et prépare la caisse dans un emplacement connu de l’équipe.
Regroupe le matériel par stand plutôt que par catégorie. Numérote les panneaux, badges et équipements afin qu’un bénévole puisse remettre chaque lot au bon exposant en moins de quelques minutes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un salon vintage ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue, surtout si tu dois gérer les inscriptions et attribuer les emplacements. Ferme les inscriptions environ 10 à 14 jours avant l’événement pour finaliser le plan.
Combien de temps prévoir pour installer un salon vintage ?: Prévois au minimum 1 heure avant l’ouverture au public, et plutôt 2 heures si plusieurs exposants arrivent en même temps. Ce créneau couvre le déchargement, le placement des tables, les portants, la signalétique et les tests de paiement.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon vintage ?: Vérifie la liste des participants, le plan des stands, les livraisons, les badges, les panneaux et le matériel de caisse. Recharge le terminal de paiement et envoie un dernier rappel 24 à 48 heures avant l’ouverture.
Combien de tables et de chaises prévoir pour un salon vintage ?: Le nombre dépend des emplacements attribués à chaque exposant : confirme-le à partir du plan final, puis ajoute quelques chaises pour l’accueil et les bénévoles. Fais cette vérification au moins 7 jours avant l’installation afin de pouvoir réserver le mobilier manquant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.