Vintage kerstmarkt organiseren: checklist en planning

Een vintage kerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je regelt verkopers, een logische kraamindeling, bezoekerscommunicatie en praktische zaken zoals stroom, betalingen en warme dranken. Begin enkele weken vooraf met locatie, reserveringen en verkopers; werk in de laatste week vooral de aantallen en logistiek af. Op deze checklist staan 73 taken en 61 spullen, zodat je van eerste afspraak tot het opbouwen van de partytenten niets hoeft te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Kraamindeling uitwerken
2 personen
Marktverkopers benaderen
2 personen
Verkopers bevestigen
Verkoopvoorwaarden versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkoperslijst afdrukken
Plattegrond afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstkoekjes bakken
2 personen
Glühwein voorbereiden
2 personen
Kassabonnen klaarleggen
Kramen labelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kerstboom plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kerstkraampjes inrichten
6 personen
Menuborden ophangen
2 personen
Entree versieren
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Consumptiepunten inrichten
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Glühwein opwarmen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Entree bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Glühwein schenken
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Kraampjes ondersteunen
2 personen
Rondgang terrein uitvoeren
2 personen
Verlichting controleren
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Verkopers laten afbouwen
3 personen
Kramen leegruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugbrengen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Voorraad sorteren
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Restanten gekoeld bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 8
Houten kratjesaantal 24
Parasolvoetenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Glühweinbekersaantal 150
Waterglazenaantal 100
Dessertbordjesaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 80
Serveerbordenaantal 20
Serveerschalenaantal 16

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Glühweinverhittersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 16
Lantaarnsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 8
Houten wegwijzersaantal 10
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Kerststalfiguren
Vintage koffersaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Tangetjesaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Folieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handgelhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de kraamindeling vast voordat je verkopers definitief bevestigt. Houd rekening met loopruimte, kledingrekken, tafels en een duidelijke plek voor informatie en betalingen.
Stuur verkoopvoorwaarden uiterlijk één week voor de markt naar alle verkopers. Vraag dieetwensen en praktische bijzonderheden tegelijk uit, zodat je later geen losse berichten hoeft na te jagen.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bij buitenopbouw moeten partytenten, parasolvoeten, kabelhaspels en verlichting vóór aankomst van bezoekers klaarliggen.
Maak per verkooppunt een korte materiaalcontrole. Controleer onder meer marktkramen, tafelkleden, houten kratjes, labels, verlengkabels en stekkerdozen voordat alles naar de locatie gaat.
Plan warme dranken niet pas tijdens de opbouw. Koel dranken vooraf, bereid de glühwein tijdig voor en zet koffiezetapparaten, waterkokers, glühweinbekers en kassabonnen op een aparte uitgifteplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vintage kerstmarkt organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader verkopers direct daarna, zodat je uiterlijk 4 weken voor de markt hun deelname kunt bevestigen en de verkoopvoorwaarden kunt versturen.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een vintage kerstmarkt?: Reserveer minimaal 3 uur voor materialen naar de locatie brengen, het terrein controleren, kramen plaatsen en partytenten opbouwen. Voeg extra tijd toe als je veel verlichting, stroompunten of verkopers tegelijk moet aansluiten.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een kerstmarkt controleren?: Controleer het weer 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van de markt. Gebruik die momenten om de opstelling, tenten, verlichting en bescherming van spullen aan te passen.
Wanneer moet ik drank en hapjes voor een vintage kerstmarkt klaarmaken?: Doe houdbare boodschappen en voorraad uiterlijk 2 dagen vooraf. Koel dranken de dag ervoor en bereid hapjes, kerstkoekjes en glühwein zo dicht mogelijk op de markt aan, zodat kwaliteit en temperatuur goed blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.