Checklist pour organiser un marché de Noël vintage

Un marché de Noël vintage demande de verrouiller d’abord la date, le lieu et les réservations, puis de coordonner les vendeurs, les bénévoles et le matériel. Cette checklist suit l’ordre utile : inscriptions, répartition des stands, communication, achats et installation. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les tickets de caisse, les rallonges et l’éclairage des tentes. Le jour J, gardez une personne disponible pour les imprévus et le contrôle du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Élaborer la répartition des stands
2 personnes
Contacter les vendeurs du marché
2 personnes
Confirmer les vendeurs
Envoyer les conditions de vente
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'annonce en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste des vendeurs
Imprimer le plan
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Cuire des biscuits de Noël
2 personnes
Préparer le vin chaud
2 personnes
Préparer les tickets de caisse
Étiqueter les stands
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le sapin de Noël
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les stands de Noël
6 personnes
Installer les panneaux de menu
2 personnes
Décorer l’entrée
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager les points de consommation
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le vin chaud
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Soutenir les stands
2 personnes
Effectuer une ronde du site
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Vider les stands
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ramener le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Trier le stock
2 personnes
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Trier les objets trouvés
Conserver les restes au frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 8
Caisses en boisqté 24
Pieds de parasolqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Tasses à vin chaudqté 150
Verres à eauqté 100
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 80
Assiettes de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Chauffeurs de vin chaudqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Lanternesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 8
Panneaux directionnels en boisqté 10
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Figurines de la crèche
Valises vintageqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 12

Catering

Courses

Conseils

Confirmez les vendeurs au moins 3 semaines avant l’événement et envoyez immédiatement les conditions de vente, le plan d’accès et l’emplacement attribué. Cela évite les changements de dernière minute dans la répartition des stands.
Préparez le plan des stands avec une largeur de passage suffisante pour les visiteurs et vérifiez l’emplacement des prises avant de monter les tentes. Les machines à café, bouilloires et chauffe-vin chaud ne doivent pas partager une multiprise surchargée.
Refroidissez les boissons la veille et préparez le vin chaud le jour même, suffisamment tôt pour pouvoir le maintenir chaud sans interrompre le service. Prévoyez des tasses dédiées au vin chaud, ainsi que des gobelets ou verres pour l’eau et le thé.
Imprimez la liste des vendeurs, le plan et les étiquettes des stands en plusieurs exemplaires avant le départ vers le site. Gardez un exemplaire dans la caisse d’accueil et un autre avec la personne chargée de l’installation.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis encore le matin de l’événement. Les tentes, pieds de parasol, lampes LED, lanternes et rallonges à enrouleur doivent être contrôlés avant l’arrivée des exposants, pas au moment où les premiers visiteurs entrent.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël vintage ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, les tentes et le mobilier, puis contactez les vendeurs afin de garder 3 semaines pour confirmer les inscriptions et répartir les stands.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 3 heures sur place pour acheminer le matériel, monter les tentes, installer les tables et chaises, étiqueter les stands et tester les branchements. Ajoutez 30 minutes de marge si plusieurs vendeurs arrivent en même temps.
Quand préparer le vin chaud et les biscuits de Noël ?: Préparez les biscuits la veille pour libérer du temps le jour J. Faites chauffer le vin chaud le jour de l’événement, idéalement 60 à 90 minutes avant l’ouverture, puis contrôlez régulièrement la température pendant le service.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël vintage ?: Pour un petit marché, prévoyez au moins 4 bénévoles : 2 pour l’installation et l’accueil, 1 pour les boissons et les encaissements, et 1 personne mobile pour les vendeurs et les imprévus. Ajoutez 1 bénévole par tranche d’environ 10 stands supplémentaires.

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