Checklist voor een videoclipworkshop organiseren
Een videoclipworkshop vraagt om meer dan camera’s en een goed idee. Je regelt vooraf deelnemers, toestemmingen, muziekgebruik, locaties en een haalbaar programma. Op de workshopdag moeten opname, geluid, licht, catering en registratie logisch op elkaar aansluiten. Met deze checklist werk je van de eerste uitnodiging naar een gecontroleerde opnamedag en een veilige back-up van al het beeldmateriaal.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Deelnemerslijst vastleggen
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
Videoclipconcept bepalen
2 personen
Script en shotlist maken
2 personen
Opnamelocaties controleren
2 personen
Muziek en rechten controleren
Toestemmingsformulieren printen
Naamkaartjes printen
Draaiboek printen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Camera’s en lenzen testen
2 personen
Audioapparatuur testen
2 personen
Lampen en statieven testen
2 personen
Geheugenkaarten formatteren
Accu’s volledig opladen
Montagesoftware controleren
Materialen inpakken
2 personen
Ruimte indelen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
Camera’s klaarzetten
2 personen
Lichtopstelling bouwen
2 personen
Geluidsopstelling bouwen
2 personen
Hapjes en dranken klaarzetten
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Toestemmingen laten tekenen
Workshopintroductie geven
Videoclipconcept toelichten
Cameratechniek demonstreren
Opnames voorbereiden
3 personen
Eerste scènes filmen
4 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Vervolgscènes filmen
4 personen
Beeldmateriaal selecteren
3 personen
Montage demonstreren
Eindresultaat bekijken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Bestanden veiligstellen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur demonteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur opladen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Videobestanden back-uppen
Deelnemerslink versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Registratietafel
- Krukkenaantal 4
Apparatuur
- Videocamera’saantal 3
- Cameralenzenaantal 4
- Camerastatievenaantal 3
- Smartphonesaantal 4
- Gimbalsaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Audiorecordersaantal 2
- Koptelefoonsaantal 6
- Laptopcomputersaantal 6
- Externe harde schijvenaantal 2
- Geheugenkaartenaantal 6
- Acculadersaantal 6
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 6
- Tapeaantal 4
- Kabelbindersaantal 50
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 4
- Softboxenaantal 2
- Reflectieschermenaantal 2
Decoratie
- Achtergronddoekenaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
- Rekwisietenaantal 15
- Naamkaartjesaantal 30
- Pennenaantal 30
- Whiteboard
- Whiteboardstiftenaantal 6
- Flip-over
- Flip-overvellenaantal 20
- Plakbriefjesaantal 6
- Printpapieraantal 100
- Klembordenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 30
- Bordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blik
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Tips
- Leg het videoclipconcept en de shotlist uiterlijk een week vooraf vast. Controleer per scène wie in beeld komt, welke locatie nodig is en welke rekwisieten of kleding beschikbaar moeten zijn.
- Test camera’s, lenzen, microfoons, recorders, lampen en statieven minimaal één dag voor de workshop. Formatteer geheugenkaarten pas nadat je de bestanden veilig hebt gekopieerd en laad alle accu’s volledig op.
- Regel toestemmingsformulieren vóór de opnamedag en houd bij wie ze heeft ingeleverd. Zonder toestemming kun je scènes met deelnemers later mogelijk niet gebruiken.
- Plan muziek en rechten vroeg in het programma. Controleer vóór het monteren of de gekozen muziek gebruikt mag worden en leg de bron of toestemming vast.
- Maak één fysieke set met draaiboek, shotlist, naamkaartjes en toestemmingsformulieren bij de registratietafel. Neem daarnaast externe harde schijven mee en maak na elke opnamesessie een tweede kopie van het materiaal.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een videoclipworkshop te organiseren?
- Reken op minimaal 2 tot 3 weken voorbereiding. Gebruik de eerste week voor locatie, deelnemers, concept en rechten; plan de technische tests en het inpakken in de laatste 1 à 2 dagen.
- Welke apparatuur heb je nodig voor een videoclipworkshop?
- Plan per opnameset ten minste één camera, een passende lens, een statief, een microfoon of audiorecorder en een lichtopstelling. Neem extra geheugenkaarten, accu’s, laders, stekkerdozen en verlengkabels mee.
- Hoeveel deelnemers passen in een videoclipworkshop?
- Voor één begeleider blijft een groep van ongeveer 8 tot 12 deelnemers werkbaar. Bij grotere groepen heb je extra rollen, apparatuur en tijd nodig om iedereen aan bod te laten komen.
- Wanneer regel je toestemmingsformulieren voor een videoclipworkshop?
- Stuur ze samen met de uitnodiging en verzamel de ingevulde formulieren uiterlijk vóór de opnamedag. Controleer bij de registratie wie nog ontbreekt voordat iemand voor de camera verschijnt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!