Videoclip-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einem Videoclip-Workshop müssen Inhalt, Technik und Teilnehmerorganisation gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Konzept, Drehbuch und Shotliste fest, bevor du Drehorte und benötigte Ausrüstung planst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen. In den letzten Tagen testest du Kameras, Ton, Licht, Speicherkarten und Software und bereitest den Raum so vor, dass Registrierung und Workshop ohne Verzögerung starten können.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Location reservieren
Teilnehmerliste festlegen
Workshopprogramm ausarbeiten
2 Personen
Videoclip-Konzept festlegen
2 Personen
Drehbuch und Shotliste erstellen
2 Personen
Drehorte überprüfen
2 Personen
Musik und Rechte prüfen
Einverständniserklärungen ausdrucken
Namensschilder drucken
Ablaufplan ausdrucken
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kameras und Objektive testen
2 Personen
Audioausrüstung testen
2 Personen
Lampen und Stative testen
2 Personen
Speicherkarten formatieren
Akkus vollständig aufladen
Montagesoftware prüfen
Materialien einpacken
2 Personen
Raum einteilen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
Kameras bereitstellen
2 Personen
Lichtaufbau errichten
2 Personen
Soundanlage aufbauen
2 Personen
Snacks und Getränke bereitstellen
2 Personen
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Einwilligungen unterschreiben lassen
Workshop-Einführung geben
Videoclip-Konzept erläutern
Kameratechnik demonstrieren
Aufnahmen vorbereiten
3 Personen
Erste Szenen filmen
4 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Folgeszenen filmen
4 Personen
Bildmaterial auswählen
3 Personen
Aufbau demonstrieren
Endergebnis ansehen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Dateien sichern
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geräte abbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Geräte aufladen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Videodateien sichern
Teilnehmerlink senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- VideokamerasAnz. 3
- KameralinsenAnz. 4
- KamerastativeAnz. 3
- SmartphonesAnz. 4
- GimbalsAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- AudiorekorderAnz. 2
- KopfhörerAnz. 6
- Laptop-ComputerAnz. 6
- Externe FestplattenAnz. 2
- SpeicherkartenAnz. 6
- AkkuladegeräteAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KlebebandAnz. 4
- KabelbinderAnz. 50
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
- LichtstativeAnz. 4
- SoftboxenAnz. 2
- ReflektorschirmeAnz. 2
Dekoration
- HintergrundtücherAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- RequisitenAnz. 15
- NamensschilderAnz. 30
- StifteAnz. 30
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 6
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 20
- KlebezettelAnz. 6
- DruckpapierAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und Kehrblech
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Tipps
- Prüfe Musik und Nutzungsrechte spätestens zwei Wochen vor dem Workshop. Ohne geklärte Rechte kann der fertige Clip später nicht problemlos veröffentlicht werden.
- Teste Kameras, Objektive, Mikrofone, Audiorekorder, LED-Lampen und Stative mindestens 48 Stunden vorher gemeinsam. So erkennst du fehlende Kabel, leere Akkus oder inkompatible Speicherkarten noch rechtzeitig.
- Formatiere die Speicherkarten erst nach einer Datensicherung und lade alle Akkus am Vorabend vollständig auf. Plane zusätzlich externe Festplatten für die Sicherung des Materials direkt nach dem Dreh ein.
- Drucke Einverständniserklärungen, Namensschilder und den Ablaufplan vor dem Veranstaltungstag aus. Am Registrierungstisch sollten Teilnehmerliste und Unterlagen ab dem Einlass griffbereit liegen.
- Teile den Raum vor Beginn in Registrierung, Workshop, Technik und Catering ein. Stelle Tische und Stühle so auf, dass Kabel nicht durch Laufwege führen und alle Teilnehmenden die Demonstrationen sehen können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Videoclip-Workshop planen?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Location, Teilnehmerzahl und Workshopprogramm. Konzept, Drehbuch, Shotliste und Rechte sollten spätestens zwei Wochen vor dem Termin feststehen.
- Welche Technik muss ich vor einem Videoclip-Workshop testen?
- Teste mindestens 48 Stunden vorher Kameras, Objektive, Mikrofone, Audiorekorder, Kopfhörer, LED-Lampen, Stative und Gimbals. Formatiere die Speicherkarten und lade die Akkus am Vorabend vollständig auf.
- Wann brauche ich Einverständniserklärungen für einen Videoclip-Workshop?
- Bereite die Formulare spätestens eine Woche vorher vor und drucke sie vor dem Workshop aus. Lass sie vor den Aufnahmen unterschreiben und bewahre die Unterlagen zusammen mit der Teilnehmerliste auf.
- Was muss am Tag des Videoclip-Workshops zuerst passieren?
- Richte mindestens 30 Minuten vor dem Einlass den Registrierungstisch ein und prüfe Raum, Technik und Ablaufplan. Danach können sich die Teilnehmenden anmelden, bevor die Einführung und die Dreharbeiten beginnen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!