Checklist voor een vesperviering organiseren

Een vesperviering vraagt om meer voorbereiding dan alleen een liturgie en een kerkzaal. Je regelt tegelijk de voorganger, muzikanten, lezingen, gebeden, maaltijd en ontvangst. Begin met datum, locaties en programma; werk daarna de uitnodigingen en aanmeldingen uit. In de laatste week controleer je dieetwensen, drukwerk en techniek. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke volgorde: openen, zaal en liturgietafel inrichten, ontvangst klaarzetten en de maaltijd tijdig voorbereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Liturgie samenstellen
2 personen
Voorganger vastleggen
Muzikanten vastleggen
Lezingen selecteren
2 personen
Gebeden voorbereiden
2 personen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Maaltijd reserveren
Kerkzaal reserveren
Ontvangstruimte reserveren
Programma laten drukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Kerkzaal openen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Liturgietafel inrichten
2 personen
Kansel inrichten
Kaarsen plaatsen
2 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziekinstrumenten plaatsen
2 personen
Lezingen klaarleggen
2 personen
Welkomsteam instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Vesper openen
Openingsmuziek uitvoeren
4 personen
Eerste lezing verzorgen
Psalmen begeleiden
4 personen
Meditatie verzorgen
Tweede lezing verzorgen
Stilte begeleiden
Voorbeden lezen
2 personen
Kaarsen aansteken
2 personen
Slotzegen verzorgen
Slotmuziek uitvoeren
4 personen
Gasten naar ontvangst leiden
3 personen
Koffie serveren
3 personen
Thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Informele muziek verzorgen
4 personen
Dankwoord uitspreken
Gasten uitgeleiden
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

Kaarsen doven
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Liturgietafel
Kansel
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Paraplubak

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 100
Eetlepelsaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Soeplepelsaantal 12
Serveerplateausaantal 8

Decoratie

Witte tafellopersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Glazen windlichtenaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 20
Stompkaarsenaantal 24
Ledlichtslingersaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 90
Programmastandaardsaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 5
Cd-speler
Laptop
Projectiescherm
Beamer
Kabelhaspelsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg kerkzaal en ontvangstruimte tegelijk vast. Controleer uiterlijk 4 weken vooraf wie de sleutels ophaalt en wanneer beide ruimtes toegankelijk zijn.
Stel de liturgie niet pas na de uitnodigingen samen. Leg voorganger, muzikanten, lezingen, gebeden en muziekprogramma eerst vast, zodat het gedrukte programma niet opnieuw hoeft te worden gemaakt.
Verwerk aanmeldingen met een vaste einddatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de viering. Vraag daarbij meteen dieetwensen uit, zodat de maaltijdreservering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Plan voor techniek een testmoment in de week voor de vesper. Controleer in de kerkzaal de microfoon, muziekweergave en eventuele verlichting; test niet alleen de apparatuur, maar ook de plekken waar sprekers staan.
Begin op de dag zelf minimaal 2 uur voor aanvang met openen en opstellen. Richt naast stoelen en tafels ook de liturgietafel, kansel, registratietafel, garderobe en drank- en hapjesplek in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vesperviering organiseren?: Leg datum, kerkzaal, ontvangstruimte, voorganger en muzikanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor de viering.
Wanneer moet ik de liturgie voor een vesperviering afronden?: Rond de liturgie, lezingen, gebeden en het muziekprogramma minimaal 2 weken vooraf af. Laat het programma daarna drukken, zodat je nog tijd hebt voor een controle van namen en volgorde.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een vesperviering klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de kerkzaal, stoelen en tafels opstellen, de liturgietafel en kansel inrichten en de ontvangst voorbereiden. Plan techniekcontrole vóór de gasten binnenkomen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de maaltijd verzamelen?: Vraag dieetwensen uit op het moment dat gasten zich aanmelden en sluit de inventarisatie 7 dagen voor de viering. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan de maaltijdleverancier.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.