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Vespergottesdienst organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Vespergottesdienst braucht neben der Liturgie eine genaue Abstimmung von Sprecherinnen und Sprechern, Musik, Raum und Empfang. Lege zuerst Termin, Ort und Ablauf fest; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Reservierung von Gemeindesaal oder Empfangsraum. In den letzten Tagen zählen gedruckte Programme, getestete Technik, kalte Getränke und vorbereitete Snacks. Am Veranstaltungstag helfen klare Zeitpunkte für das Öffnen des Kirchenraums, den Aufbau und die Begrüßung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Liturgie zusammenstellen

    2 Personen

  • Vorsprecher festlegen

  • Musiker festlegen

  • Vorträge auswählen

    2 Personen

  • Gebete vorbereiten

    2 Personen

  • Musikprogramm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Mahlzeit reservieren

  • Gemeindesaal reservieren

  • Empfangsraum reservieren

  • Programm drucken lassen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Kirchenraum öffnen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Liturgietisch einrichten

    2 Personen

  • Kanzel einrichten

  • Kerzen aufstellen

    2 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Programme auslegen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musikinstrumente aufstellen

    2 Personen

  • Vorträge bereitlegen

    2 Personen

  • Willkommens-Team instruieren

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Vesper eröffnen

  • Eröffnungsmusik aufführen

    4 Personen

  • Erste Lesung halten

  • Psalmen begleiten

    4 Personen

  • Meditation leiten

  • Zweiten Vortrag halten

  • Ruhe begleiten

  • Fürbitten vorlesen

    2 Personen

  • Kerzen anzünden

    2 Personen

  • Schlusssegen halten

  • Abschlussmusik aufführen

    4 Personen

  • Gäste zur Anmeldung leiten

    3 Personen

  • Kaffee servieren

    3 Personen

  • Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Unkomplizierte Musik bereitstellen

    4 Personen

  • Dankeswort sprechen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kerzen löschen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • KlappischeAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 4
  • Registrierungstisch
  • Liturgietisch
  • Kanzel
  • GarderobenständerAnz. 3
  • HockerAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Regenschirmständer

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • EsslöffelAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SuppenkellenAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 8

Dekoration

  • Weiße TischläuferAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Gläserne WindlichterAnz. 12
  • KerzenhalterAnz. 20
  • StumpenkerzenAnz. 24
  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • ProgrammständerAnz. 4

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • NotenpulteAnz. 5
  • CD-Player
  • Laptop
  • Projektionsleinwand
  • Beamer
  • KabeltrommelnAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SuppenkesselAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 4
  • MülleimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Liturgie mindestens 2 bis 3 Wochen vorher ab. Dann können Vorträge, Gebete, Musikprogramm und die beteiligten Sprecher rechtzeitig bestätigt werden.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin. So lässt sich die Mahlzeit passend reservieren, ohne kurzfristige Nachfragen.
  • Teste Mikrofone und andere Technik nicht erst beim Einlass, sondern 1 bis 2 Tage vorher im Kirchenraum. Prüfe dabei auch, ob Kanzel und Liturgietisch gut erreichbar und sichtbar eingerichtet werden können.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. In dieser Zeit werden Kirchenraum, Stühle, Tische, Registrierungstisch, Garderobe und Abfallbehälter vorbereitet.
  • Stelle Getränke mehrere Stunden vor Beginn kalt und bereite Snacks vor dem Eintreffen der Gäste vor. Programme, Namensschilder und Namensschildhalter gehören ebenfalls vor dem Einlass an ihren Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vespergottesdienst planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Raum, Liturgie, Musiker, Vorträge, Einladungen und ein anschließender Empfang ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann müssen Einladungen zum Vespergottesdienst verschickt werden?
Verschicke sie etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vorher, damit Sitzplätze, Mahlzeit und Ernährungswünsche eingeplant werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Vespergottesdienst?
Rechne mit mindestens 90 Minuten, bei einem anschließenden Empfang eher mit 2 Stunden. Kirchenraum, Liturgietisch, Kanzel, Stühle, Tische und Registrierung sollten vor dem Einlass fertig sein.
Wann sollte die Technik für den Vespergottesdienst getestet werden?
Teste die Technik 1 bis 2 Tage vorher und wiederhole eine kurze Prüfung 30 Minuten vor Beginn. So bleiben noch mindestens 20 bis 30 Minuten für Kabel, Mikrofone oder die Sitzordnung, falls etwas angepasst werden muss.

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