LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Vertelmiddag organiseren: checklist en planning

Een vertelmiddag vraagt meer voorbereiding dan alleen verhalen en stoelen klaarzetten. Leg eerst datum, programma en vertellers vast, verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen en stuur deelnemers tijdig de praktische informatie. In de laatste week controleer je reserveringen, boodschappen en materialen voor de verhalenhoek en kinderactiviteiten. Op de dag zelf werk je van locatie openen en techniek testen naar ontvangst, vertelrondes, pauze en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Vertellers en begeleiders benaderen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma naar deelnemers sturen

  • Verhalen en boeken selecteren

    2 personen

  • Reserveringen controleren

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Verhalenhoek voorbereiden

    2 personen

  • Kinderactiviteiten klaarzetten

    2 personen

  • Dranken koelen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    3 personen

  • Decoratie ophangen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur testen

    2 personen

  • Buffet en drankpunt inrichten

    2 personen

  • Registratietafel klaarzetten

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Programma toelichten

  • Eerste vertelronde begeleiden

    2 personen

  • Dranken en fruit serveren

    2 personen

  • Kinderverhalen begeleiden

    3 personen

  • Pauzeplek netjes houden

  • Avondvertelling begeleiden

    2 personen

  • Soep en brood serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

  • Laatste vertelronde begeleiden

    2 personen

  • Deelnemers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Servies verzamelen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Apparatuur opruimen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 45
  • Buffettafelsaantal 2
  • Krukkenaantal 6

Servies

  • Glazenaantal 50
  • Mokkenaantal 45
  • Bordenaantal 50
  • Besteksetsaantal 50

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 6
  • Slingersaantal 8
  • Ledkaarsenaantal 20
  • Naamstickersaantal 50

Apparatuur

  • Draagbare speaker
  • Microfoon
  • Verlengsnoerenaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Timer

Keuken

  • Waterkokeraantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Soepkommenaantal 45
  • Opscheplepelsaantal 3
  • Snijplankenaantal 2
  • Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

  • Afwasteilenaantal 4
  • Schoonmaakemmersaantal 2

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 3

Kinderactiviteiten

  • Prentenboekenaantal 25
  • Verhaalkaartenaantal 40
  • Kleurpotlodenaantal 40
  • Kleurboekenaantal 20
  • Kussensaantal 20
  • Vloerkledenaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de vertelrondes vóór je uitnodigingen verstuurt. Noteer per verteller de beschikbare tijd en houd daarnaast ruimte voor een pauze en een kinderonderdeel.
  • Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk één week vooraf. Zo kun je boodschappen, servies en het buffet nog aanpassen.
  • Test speaker, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Leg een timer klaar om vertelrondes en pauzes strak te begeleiden.
  • Zet de verhalenhoek en kinderactiviteiten op een aparte plek klaar met prentenboeken, verhaalkaarten, kleurboeken en kleurpotloden. Richt dit minstens 30 minuten vóór ontvangst in.
  • Maak bij het openen drie vaste zones: registratie bij de ingang, buffet en drankpunt op één plek en de vertelopstelling ervoor. Controleer daarna de geluidsapparatuur voordat je deelnemers ontvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vertelmiddag organiseren?
Leg datum, programma en vertellers bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een vertelmiddag versturen?
Stuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vóór de vertelmiddag. Vraag daarbij direct om aanmelding en dieetwensen, en stuur het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een vertelmiddag op te bouwen?
Reserveer minimaal 90 minuten voor locatie openen, tafels en stoelen opstellen, decoratie ophangen, kinderactiviteiten klaarzetten en buffet en drankpunt inrichten. Test de geluidsapparatuur vóór de ontvangst begint.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste controleren?
Controleer eerst de toegang, registratie- en vertelopstelling en daarna speaker en microfoon. Zet vervolgens dranken koud, richt het buffet in en leg verhalen en materialen klaar; begin daar ongeveer 90 minuten vóór aanvang mee.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!