Verkeersdag organiseren: praktische checklist

Een verkeersdag vraagt meer voorbereiding dan alleen fietsen en verkeersborden klaarzetten. Je legt eerst het programma, de route en de veiligheidsmaatregelen vast en werkt daarna toe naar materiaal, vrijwilligers en deelnemers. Vooral vergunningen, verkeersposten, fietscontroles en een plan voor slecht weer worden snel te laat geregeld. Met deze checklist houd je de 65 voorbereidingstaken en 71 benodigde spullen bij en weet je wat eerst moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Verkeersactiviteiten selecteren
2 personen
Verkeersroute uitwerken
2 personen
Vergunningen controleren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersposten toewijzen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Routebordjes maken
2 personen
Quizvragen voorbereiden
2 personen
Parcoursindeling uittekenen
2 personen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Catering bestellen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Naamstickers voorbereiden
Route en risico's nalopen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Verkeersborden plaatsen
3 personen
Dranghekken plaatsen
3 personen
Parcours uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Fietsen klaarzetten
2 personen
Helmen klaarleggen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Verkeersposten bemensen
8 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Programma toelichten
Fietsparcours begeleiden
4 personen
Verkeersquiz begeleiden
2 personen
Dodehoekdemonstratie geven
3 personen
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
Oversteekspel begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Verkeerslichtspel begeleiden
2 personen
Reflectiemateriaal uitdelen
2 personen
Avondroute begeleiden
6 personen
Verkeerskennisronde presenteren
2 personen
Prijsjes uitreiken
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
Verkeersposten afbouwen
4 personen
Parcours vrijmaken
4 personen
Tafels leegmaken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Fietsen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verkeersborden verwijderen
3 personen
Dranghekken terugzetten
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Verkeersmateriaal

Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 12
Verkeersbordenaantal 10
Pionnenaantal 20
Lint voor afzettingaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 20
Stopbordenaantal 6
Verkeerslichten op batterijaantal 2
Fietsenaantal 12
Kinderfietsenaantal 6
Fietshelmenaantal 20
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 2
Fietsslotenaantal 12
Fietslampensetsaantal 20
Spiegels voor dodehoekdemoaantal 2
Loopfietsenaantal 4

Sportmateriaal

Stopwatchesaantal 4
Pionnenstokkenaantal 12
Hoepelsaantal 10
Zachte ballenaantal 12
Springtouwenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafon
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Routepostersaantal 12
Verkeersvlaggenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 150

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2
Veiligheidstapeaantal 6
Paraplu'saantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 3

Papierwaren

Printpapieraantal 500
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Prijzencertificatenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en verkeersroute. Controleer meteen welke vergunningen en verkeersmaatregelen nodig zijn; aanvragen kunnen meerdere weken duren.
Teken het parcours op schaal uit en loop de route vóór de dag na met een risico-check. Bepaal waar verkeerskegels, dranghekken, routeborden, afzetlint en verkeersposten komen.
Plan per verkeerspost een vrijwilliger en wijs ook een reserve aan. Geef vrijwilligers reflecterende hesjes, stopborden en een kort draaiboek met hun positie, taak en contactnummer.
Controleer fietsen, kinderfietsen en helmen uiterlijk een week vooraf. Leg fietspompen, reparatiesets, fietssloten en fietslampensets apart klaar, zodat een klein defect het programma niet stillegt.
Zet de opbouwvolgorde in het draaiboek: locatie openen, registratie inrichten, route markeren, geluidsinstallatie testen en materialen per activiteit klaarzetten. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en regel dan de laatste aanpassingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verkeersdag organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Regel in de eerste week de datum, locatie, route en vergunningen; verstuur uitnodigingen zodra het programma en de aanmeldprocedure vaststaan.
Welke verkeersmaterialen heb ik nodig voor een verkeersdag?: Reken minimaal op verkeerskegels, pionnen, routeborden, afzetlint en reflecterende hesjes. Voor drukke of risicovolle punten kunnen dranghekken, stopborden en verkeerslichten op batterij nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een verkeersdag?: Plan minstens één vrijwilliger per verkeerspost, plus één reserve voor uitval en pauzes. Tel daar mensen bij op voor registratie, fietscontrole, activiteitenbegeleiding en de algemene coördinatie.
Wanneer controleer ik de fietsen en helmen?: Doe een eerste materiaalcontrole ongeveer één week vooraf en een korte eindcontrole op de dag zelf. Pomp banden op, controleer remmen en sluitingen en leg reparatiesets en fietspompen bij het fietsparcours.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.