Zo organiseer je een Verkeersdag zonder gaten in de planning

Begin met het programma en de verkeersroute, niet met de activiteiten. Zodra duidelijk is waar kinderen fietsen, lopen en stoppen, kun je vergunningen, verkeersmaatregelen, vrijwilligers en materiaal goed regelen. Werk daarna per verkeerspost uit wat er nodig is: borden, kegels, hesjes, fietsen, helmen en begeleiding. Plan op de laatste dagen een controle van de route, het weer en de materiaalvoorraad. Op de dag zelf werkt een korte registratie en een afgedrukt draaiboek beter dan losse mondelinge afspraken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Verkeersactiviteiten selecteren
2 personen
4
Verkeersroute uitwerken
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verkeersmaatregelen aanvragen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Verkeersposten toewijzen
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Routebordjes maken
2 personen
15
Quizvragen voorbereiden
2 personen
16
Parcoursindeling uittekenen
2 personen
17
Fietsen en helmen controleren
2 personen
18
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
19
Catering bestellen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen klaarzetten
3 personen
23
Naamstickers voorbereiden
24
Route en risico's nalopen
3 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Verkeersborden plaatsen
3 personen
27
Dranghekken plaatsen
3 personen
28
Parcours uitzetten
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Fietsen klaarzetten
2 personen
32
Helmen klaarleggen
2 personen
33
Geluidsapparatuur testen
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Catering klaarzetten
3 personen
36
Verkeersposten bemensen
8 personen
37
Bezoekers ontvangen
3 personen
38
Deelnemers registreren
3 personen
39
Programma toelichten
40
Fietsparcours begeleiden
4 personen
41
Verkeersquiz begeleiden
2 personen
42
Dodehoekdemonstratie geven
3 personen
43
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
44
Oversteekspel begeleiden
3 personen
45
Pauzedranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Verkeerslichtspel begeleiden
2 personen
49
Reflectiemateriaal uitdelen
2 personen
50
Avondroute begeleiden
6 personen
51
Verkeerskennisronde presenteren
2 personen
52
Prijsjes uitreiken
2 personen
53
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
54
Verkeersposten afbouwen
4 personen
55
Parcours vrijmaken
4 personen
56
Tafels leegmaken
3 personen
57
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Locatie schoonmaken
3 personen
61
Materialen sorteren
2 personen
62
Fietsen terugbrengen
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Verkeersborden verwijderen
3 personen
65
Dranghekken terugzetten
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Verkeersmateriaal

Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 12
Verkeersbordenaantal 10
Pionnenaantal 20
Lint voor afzettingaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 20
Stopbordenaantal 6
Verkeerslichten op batterijaantal 2
Fietsenaantal 12
Kinderfietsenaantal 6
Fietshelmenaantal 20
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 2
Fietsslotenaantal 12
Fietslampensetsaantal 20
Spiegels voor dodehoekdemoaantal 2
Loopfietsenaantal 4

Sportmateriaal

Stopwatchesaantal 4
Pionnenstokkenaantal 12
Hoepelsaantal 10
Zachte ballenaantal 12
Springtouwenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafon
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Routepostersaantal 12
Verkeersvlaggenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 150

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2
Veiligheidstapeaantal 6
Paraplu'saantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 3

Papierwaren

Printpapieraantal 500
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Prijzencertificatenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst vast en teken daarna het parcours uit. Noteer per kruising, bocht en stopplaats hoeveel verkeerskegels, pionnen, dranghekken of lint nodig zijn; zo zie je vóór de aanvraag welke verkeersmaatregelen ontbreken.
Controleer vergunningen en verkeersmaatregelen ruim vóór de uitnodigingen de deur uitgaan. Houd minimaal enkele weken ruimte voor afstemming, omdat een routewijziging gevolgen heeft voor borden, verkeersposten en de vrijwilligersindeling.
Plan verkeersposten op basis van de route, niet alleen op basis van het aantal deelnemers. Wijs per post een verantwoordelijke aan en zorg dat iedereen een reflecterend hesje, een stopbord of ander afgesproken hulpmiddel heeft.
Test fietsen en helmen niet pas bij de start. Controleer het materiaal uiterlijk de dag ervoor en leg fietspompen, reparatiesets, fietssloten en fietslampensets bij een herkenbaar uitgiftepunt klaar.
Maak het draaiboek praktisch voor de ochtend zelf: zet tijden, contactpersonen, routeposten, quizmomenten en het parcours op één document en druk het af. Zet materialen per onderdeel klaar, zodat de locatie openen en de registratie geen zoekwerk worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Verkeersdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Gebruik de weken daarna voor vergunningen, verkeersmaatregelen, uitnodigingen, aanmeldingen en de indeling van vrijwilligers.
Hoe maak je een verkeersroute voor een Verkeersdag?: Teken de route eerst op papier of een plattegrond en markeer start, finish, kruisingen, stopplaatsen en risicopunten. Loop de volledige route minimaal één week vooraf en nogmaals op de dag zelf na met borden, kegels en afzetlint in gedachten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Verkeersdag?: Plan minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en daarnaast mensen voor registratie, materiaal en algemene coördinatie. Maak de definitieve indeling zodra de route vaststaat, bij voorkeur uiterlijk één week voor de activiteit.
Wat moet je de dag voor een Verkeersdag controleren?: Controleer de weersverwachting, route, risico's, fietsen, helmen, verkeersmateriaal, geluidsinstallatie en catering. Zet alles per onderdeel klaar en leg het afgedrukte draaiboek, de naamstickers en de routebordjes uiterlijk de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.