Checklist voor een verjaardagsspeurtocht organiseren

Een verjaardagsspeurtocht vraagt meer voorbereiding dan alleen opdrachten bedenken. Je regelt tegelijk de gasten, route, spelmaterialen, teams en het eten en drinken eromheen. Begin met de locatie en test de route voordat je iets print; zo voorkom je onduidelijke aanwijzingen of een onbruikbare stop. Deze checklist bevat 42 taken en 34 spullen, van uitnodiging tot de start van de speurtocht. Gebruik de planning om op tijd te zien wat nog ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie en route vastleggen
2 personen
Speurtochtlocatie reserveren
Speurtochtopdrachten maken
2 personen
Route vooraf testen
2 personen
Cluekaarten printen
Cluekaarten verpakken
2 personen
Antwoordformulieren printen
Teams indelen
Prijzen en teammaterialen klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Taart en hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
Muziek en telefoon opladen
Versiering ophangen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Spelregels uitleggen
Teams en materialen uitdelen
2 personen
Speurtocht starten
Route en checkpoints begeleiden
3 personen
Foto's tijdens de speurtocht maken
Hapjes en drankjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Binnenkomende teams registreren
2 personen
Antwoorden nakijken
2 personen
Prijzen uitreiken
Taart aansnijden en serveren
2 personen
Servies tussentijds verzamelen

Nazorg

Speurtochtmaterialen verzamelen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven eten opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 24
Partytent
Buffettafel

Servies

Glazenaantal 30
Mokkenaantal 24
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveerschalen met dekselaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Scharenaantal 3
Flessenopenersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Koelboxenaantal 2
Waterkokers
Verlengkabelsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 4
Tafelkledenaantal 5
Vlaggetjesaantal 2

Spelmateriaal

Cluekaartenaantal 30
Enveloppenaantal 30
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 12
Antwoordformulierenaantal 12
Routebordjesaantal 12
Prijstrofeeënaantal 3
Teamlintenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minstens één keer vooraf af en controleer elke stop op bereikbaarheid, herkenbare punten en veiligheid. Pas daarna de cluekaarten, routebordjes en antwoordformulieren aan en print je ze.
Maak per team een complete set met cluekaarten, enveloppen, een klembord, pennen en een antwoordformulier. Leg daarnaast één reservepakket klaar voor verlies of een natte kaart.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnen zijn en bereid taart en hapjes uiterlijk de dag ervoor zoveel mogelijk voor. Zet gekoelde dranken pas kort voor ontvangst klaar in koelboxen.
Plan de teamindeling vóór de verjaardag en noteer die op een overzicht dat je zelf houdt. Zo deel je bij de start snel de juiste materialen uit en verlies je geen tijd met improviseren.
Controleer op de ochtend zelf niet alleen de speurtocht, maar ook stroom en ontvangst: laad de telefoon en Bluetoothspeaker op, leg verlengkabels klaar en richt buffet en drankpunt vóór de gasten komen in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardagsspeurtocht organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en het vastleggen van locatie en route. Test de route uiterlijk 1 week voor het feest, zodat je nog tijd hebt om opdrachten en materialen aan te passen.
Hoeveel opdrachten heeft een verjaardagsspeurtocht nodig?: Plan meestal 6 tot 10 opdrachten voor een speurtocht van ongeveer 60 tot 90 minuten. Test de volledige route vooraf; wachten, lopen en zoeken nemen vaak meer tijd in beslag dan het oplossen zelf.
Wanneer moet ik cluekaarten en antwoordformulieren printen?: Print ze 3 tot 5 dagen vooraf, nadat de route en opdrachten definitief zijn. Verpak de cluekaarten daarna per team in enveloppen en leg minstens één reserve-exemplaar klaar.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de ontvangst en start?: Reserveer 20 tot 30 minuten voor gasten ontvangen, drinken aanbieden en teams indelen. Trek daarna nog 10 minuten uit voor spelregels en het uitdelen van materialen voordat de speurtocht start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.