Checklist para organizar una búsqueda del tesoro de cumpleaños

Una búsqueda del tesoro de cumpleaños necesita más preparación que esconder unas cuantas pistas. Primero debes cerrar la lista de invitados, la ubicación y la ruta; después crear, probar e imprimir las pruebas. El día del cumpleaños tendrás que formar los equipos, repartir el material y controlar también la comida, las bebidas y el espacio de descanso. Esta checklist reúne el orden práctico para que no llegues a última hora sin sobres, hojas de respuesta o bebidas frías.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Fijar la ubicación y la ruta
2 personas
Reservar la ubicación de la búsqueda del tesoro
Crear tareas de la búsqueda del tesoro
2 personas
Probar la ruta previamente
2 personas
Imprimir las cartas de Clue
Empaquetar las tarjetas de pistas
2 personas
Imprimir los formularios de respuesta
Asignar equipos
Preparar los premios y el material del equipo
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar la tarta y los aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
Cargar la música y el teléfono
Colgar la decoración
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
2 personas
Explicar las reglas del juego
Repartir equipos y materiales
2 personas
Iniciar la búsqueda del tesoro
Guiar la ruta y los puntos de control
3 personas
Hacer fotos durante la búsqueda del tesoro
Servir aperitivos y bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
Registrar a los equipos entrantes
2 personas
Revisar respuestas
2 personas
Entregar premios
Cortar y servir la tarta
2 personas
Recoger la vajilla durante la actividad

Seguimiento

Recoger el material de la búsqueda del tesoro
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver los objetos prestados
Guardar la comida sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 5
Sillascant. 24
Carpa plegable
Mesa del bufé

Vajilla

Vasoscant. 30
Tazascant. 24
Platoscant. 30
Cubiertoscant. 30
Bandejas de servircant. 6
Bandejas de servir con tapacant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Tijerascant. 3
Abrebotellascant. 2

Equipo

Altavoz Bluetooth
Neveras portátilescant. 2
Teteras
Cables alargadorescant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 2

Decoración

Globoscant. 40
Guirnaldascant. 4
Mantelescant. 5
Banderinescant. 2

Material de juego

Cartas de pistascant. 30
Sobrescant. 30
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 12
Hojas de respuestacant. 12
Carteles de rutacant. 12
Troféos de premiocant. 3
Cintas del equipocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 3
Paños de limpieza reutilizablescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Prueba la ruta completa al menos 3 días antes y comprueba que todas las pistas sean accesibles, legibles y estén en el orden correcto. Lleva una copia de la solución para resolver dudas durante el juego.
Prepara un sobre por equipo con sus cartas de pistas, hojas de respuesta, bolígrafos y material asignado. Haz un equipo de prueba para detectar instrucciones confusas antes de imprimir todo.
Cierra las preferencias dietéticas al enviar o confirmar las invitaciones y compra la comida después de conocer el número final de asistentes. Reserva también una mesa separada para el buffet y otra zona para las bebidas.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y carga el teléfono y el altavoz antes de que lleguen los invitados. Si la actividad es al aire libre, prepara una carpa plegable y alargadores como respaldo.
Llega entre 60 y 90 minutos antes para colocar mesas y sillas, montar el buffet, colgar la decoración y revisar el material de cada equipo. Explica las reglas antes de repartir las pistas, no cuando los participantes ya estén corriendo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación preparo una búsqueda del tesoro de cumpleaños?: Empieza entre 2 y 3 semanas antes para fijar invitados, ubicación y ruta. Deja la prueba completa de la ruta y la impresión de las pistas para al menos 3 días antes.
¿Cuántas pistas necesito para una búsqueda del tesoro de cumpleaños?: Prepara una cantidad que permita mantener el juego activo durante unos 45 a 90 minutos, según la edad y el recorrido. Imprime una copia por equipo y guarda al menos una copia adicional de cada pista.
¿Cuándo reparto los equipos y las pistas?: Forma los equipos al recibir a los invitados, pero reparte las pistas justo después de explicar las reglas. Reserva unos 10 minutos para asignar equipos, entregar portapapeles y comprobar que cada grupo tiene bolígrafo y hoja de respuestas.
¿Qué debo preparar el día anterior?: El día anterior deja empaquetadas las tarjetas en sobres, prepara los premios, revisa todo el material y enfría las bebidas si el espacio lo permite. También comprueba la ruta y carga el teléfono y el altavoz para no hacerlo durante la recepción.

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