Checklist voor een verjaardagspicknick organiseren

Een verjaardagspicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten meenemen. Je regelt vooraf de plek, aanmeldingen en dieetwensen, en houdt rekening met weer en koeling. Op de dag zelf moeten tafels, kleden, stoelen, buffet en versiering op tijd klaarstaan. Deze checklist bevat 33 taken en 36 spullen, zodat je van de eerste uitnodiging tot het verzamelen van afval niets overslaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Picknickplek reserveren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Broodjes klaarmaken
2 personen
Taart ophalen
Locatie controleren

Event

Tafels opstellen
3 personen
Picknickkleden uitleggen
2 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet inrichten
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Eten afdekken
2 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 24
Picknickkledenaantal 6
Tafelkledenaantal 4
Partytent
Parasolsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 40
Wijnglazenaantal 24
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6
Taartmes

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 2
Kurken trekkersaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Verlengkabel

Decoratie

Ballonnenaantal 40
Ballonnenpomp
Slingersaantal 4
Tafeldecoratieaantal 6
Vaasjesaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 3
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handdesinfectieaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Handveger en blik

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en bepaal vooraf waar de partytent of parasols komen te staan. Zo hoef je bij een bui niet meer te zoeken naar beschutting.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen meteen in één overzicht. Tel daarna per gast het aantal benodigde borden, kommen, bekers en besteksets, met enkele extra exemplaren voor ongelukjes.
Zet dranken minstens enkele uren voor aanvang koud in koelboxen met koelelementen. Bewaar taart en kwetsbare hapjes apart, zodat ze niet warm worden of beschadigen.
Plan de opbouw zo dat tafels, picknickkleden en stoelen eerst staan en het buffet daarna wordt ingericht. Hang ballonnen en slingers pas op wanneer de praktische inrichting klaar is.
Wijs vóór de start iemand aan voor bijvullen en iemand voor afval verzamelen. Daardoor blijven dranken en hapjes tijdens de verjaardagspicknick verzorgd zonder dat de organisator alles zelf moet doen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardagspicknick organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen en het reserveren van de picknickplek. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en doe de boodschappen 1 tot 2 dagen van tevoren.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een verjaardagspicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Neem extra water mee bij warm weer en houd voldoende koelruimte over in de koelboxen.
Wanneer moet ik de verjaardagspicknick opbouwen?: Plan de opbouw 60 tot 90 minuten voor aankomst van de gasten. Zet eerst tafels, kleden en stoelen neer, richt daarna het buffet in en zet gekoelde dranken pas vlak voor ontvangst klaar.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een verjaardagspicknick?: Controleer de weersverwachting de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Leg vooraf vast waar de partytent of parasols komen en bepaal uiterlijk 3 tot 4 uur voor aanvang of je de opstelling aanpast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.