Checklist voor een verjaardagsmusical organiseren

Een verjaardagsmusical vraagt meer voorbereiding dan een gewone verjaardag: naast gasten en eten moet je ook rollen, repetities, kostuums en techniek regelen. Begin met de locatie en het musicalprogramma, zodat je weet hoeveel spelers, zitplaatsen en apparatuur nodig zijn. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en test geluid, licht en beeld vóór de gasten komen. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van uitnodiging tot taart en applaus.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gastenlijst opstellen
Locatie reserveren
Musicalprogramma vastleggen
2 personen
Rollen verdelen
2 personen
Repetities plannen
Repetities uitvoeren
6 personen
Muziekbestanden verzamelen
Kostuums verzamelen
2 personen
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Programmaboekjes printen
Techniek opladen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffetgerechten voorbereiden
3 personen
Taart klaarzetten
Versiering ophangen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Licht ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Toiletten controleren

Event

Cast instrueren
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Programmaboekjes uitdelen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Musical aankondigen
Musical uitvoeren
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Verjaardagscadeau overhandigen
Groepsfoto maken
2 personen

Nazorg

Servies afruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten koelen
Decoratie afhalen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Rekwisieten inpakken
2 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
Locatie afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Kledingrek
Tafelkledenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 35
Gebaksbordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Schenkkanaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Verjaardagsbanner
Tafeldecoratiesaantal 6
Ballonnenlintaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Gaffer tapeaantal 2
Kabelbinders

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtslingeraantal 3

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Warmhoudkanaantal 2
Koelboxenaantal 3
Taartmes
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Stoffer en blik
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de laatste volledige repetitie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het feest. Controleer dan ook de muziekbestanden, kostuums, rekwisieten en de volgorde van het programma.
Test speakers, draadloze microfoons, laptop, projector en licht vóór de opbouw klaar is. Leg kabels vast met gaffer tape en houd minstens 1 reserveverlengkabel beschikbaar.
Maak de podiumruimte minimaal 2 uur vóór aanvang vrij en zet tafels en stoelen zo neer dat gasten goed zicht houden. Reserveer een vaste plek voor het kledingrek en de rekwisieten.
Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en bereid hapjes en buffetgerechten in delen voor. Zo blijft er vlak voor de voorstelling tijd over voor het klaarzetten van taart, programmaboekjes en techniek.
Print programmaboekjes op basis van de definitieve rolverdeling en controleer de namen één dag van tevoren. Leg kostuums en rekwisieten per rol klaar, zodat spelers niet tijdens de opbouw hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardagsmusical organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het musicalprogramma. Plan rollen en repetities uiterlijk 4 weken voor de verjaardag, zodat er nog tijd is voor wijzigingen.
Hoeveel repetities heeft een verjaardagsmusical nodig?: Reken op 3 tot 5 repetities, afhankelijk van de lengte en moeilijkheid van de musical. Plan de laatste volledige repetitie 3 tot 5 dagen vóór het feest en houd op de dag zelf alleen een korte technische doorloop.
Wanneer moet ik de techniek voor een verjaardagsmusical testen?: Test geluid, licht, laptop, projector en microfoons minimaal 1 dag vooraf en nogmaals 2 uur vóór aanvang. Laad alle apparatuur volledig op en controleer kabels, stekkerdozen en aansluitingen tijdens de opbouw.
Hoeveel eten en drinken moet ik voorbereiden voor de verjaardag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voorzie daarnaast 4 tot 6 kleine hapjes per gast vóór of rond de voorstelling, naast de buffetgerechten en taart.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.