Checklist para organizar un musical de cumpleaños

Un musical de cumpleaños necesita más coordinación que una fiesta con música de fondo. Esta checklist reúne el trabajo que suele quedar pendiente: confirmar invitados y preferencias alimentarias, cerrar el programa, repartir papeles y preparar ensayos. También te ayuda a ordenar el montaje del espacio, las pruebas de sonido, el vestuario, la comida y la tarta. Sigue las tareas por fases para no llegar al día del cumpleaños buscando cables, micrófonos o accesorios.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de invitados
Reservar el lugar
Fijar el programa del musical
2 personas
Repartir los roles
2 personas
Planificar los ensayos
Realizar ensayos
6 personas
Reunir archivos de música
Reunir los trajes
2 personas
Reunir los accesorios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Imprimir los folletos del programa
Cargar el equipo técnico
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los platos del buffet
3 personas
Preparar la tarta
Colgar la decoración
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Colgar luces
2 personas
Montar la mesa de recepción
Comprobar los baños

Evento

Instruir al elenco
2 personas
Recibir a los invitados
2 personas
Repartir los programas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Anunciar el musical
Presentar musical
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cortar la tarta
2 personas
Entregar el regalo de cumpleaños
Hacer una foto de grupo
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Refrigerar los sobrantes
Retirar la decoración
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Empaquetar los accesorios
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los objetos prestados
Cerrar el recinto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 35
Perchero
Mantelescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 35
Platos para postrecant. 35
Cubiertoscant. 35
Vasoscant. 40
Tazas de cafécant. 35
Jarracant. 3
Bandejas de serviciocant. 4
Cucharonescant. 6

Decoración

Globoscant. 80
Banner de cumpleaños
Decoraciones de mesacant. 6
Cinta para globoscant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Cinta gaffercant. 2
Bridas

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Guirnalda de lucescant. 3

Cocina

Cafetera
Hervidor de agua
Jarra térmicacant. 2
Neveras portátilescant. 3
Cuchillo para tarta
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Limpieza

Papeleracant. 3
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba
Recogedor y escoba
Paños de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de invitados y las inscripciones al menos 2 semanas antes. Aprovecha ese momento para preguntar por alergias, intolerancias y otras preferencias dietéticas.
Define el programa, reparte los papeles y reúne la música antes del primer ensayo. Deja al menos 2 o 3 ensayos para comprobar entradas, cambios de vestuario y uso de micrófonos.
Haz una prueba completa del sonido el día anterior, con los altavoces, micrófonos inalámbricos, portátil, proyector y cables que utilizarás. Marca los cables en el suelo con cinta gaffer para evitar tropiezos.
Monta primero el escenario, las sillas y las mesas, y coloca después la decoración. Reserva una zona despejada para actuar y deja los accesorios y trajes juntos, separados de la comida y las bebidas.
Prepara la tarta, los platos del buffet y los aperitivos con un horario concreto. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un musical de cumpleaños?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva el lugar, envía las invitaciones y confirma las inscripciones durante la primera semana; deja los ensayos y las pruebas técnicas para los últimos 7 días.
¿Cuántos ensayos hacen falta para un musical de cumpleaños?: Programa al menos 2 o 3 ensayos, de 60 a 90 minutos cada uno. El último debe incluir música, trajes, accesorios, micrófonos y entradas al escenario.
¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido?: Haz una prueba completa el día anterior y una comprobación breve 2 horas antes de que lleguen los invitados. Carga el equipo, revisa regletas y alargadores, y deja preparados los cables de repuesto.
¿Cuánta comida y bebida preparo para un musical de cumpleaños?: Para la bebida, calcula 2 o 3 unidades por persona durante la primera hora y añade agua para todo el evento. Prepara los aperitivos y platos del buffet con 60 a 90 minutos de margen, y deja la tarta lista antes de comenzar la actuación.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.