Checklist voor een verjaardag op het werk
Een verjaardag op het werk vraagt meer voorbereiding dan alleen taart meenemen. Je regelt eerst de ruimte, gasten en catering, daarna de praktische inrichting en het programma. Met 38 taken en 41 benodigdheden houd je overzicht van uitnodigingen en dieetwensen tot koffie, hapjes, muziek en het aansnijden van de taart. Plan vooral de bestelling, koeling en opbouw op tijd: die onderdelen worden op kantoor het vaakst vergeten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ruimte reserveren
Cateringbestelling plaatsen
Muziek afspeellijst maken
Programma delen
Aantal gasten controleren
Boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Buffet inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
Welkomsttafel plaatsen
2 personen
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebak aansnijden
2 personen
Gebak serveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Muziek bedienen
Laatste ronde serveren
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur opruimen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 5
- Stoelenaantal 30
- Buffettafelsaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Bordenaantal 40
- Gebaksbordjesaantal 40
- Messenaantal 40
- Vorkenaantal 40
- Lepelsaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Waterglazenaantal 40
- Wijnglazenaantal 30
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
- Karaffenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 2
- Taartmes
- Taartspatelsaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- IJsblokjesbakkenaantal 3
Apparatuur
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 5
- Ballonnenaantal 40
- Ballonnenpomp
- Slingersaantal 4
- Confettiaantal 3
- Verjaardagskaarsen
- Welkomstbord
- Naamkaartjesaantal 35
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem
- Stoffer en blik
- Dweil
- Emmer
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verstuur de uitnodiging uiterlijk 2 weken vooraf en verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor het feest. Zo kun je de catering en het aantal stoelen op tijd aanpassen.
- Controleer het definitieve aantal gasten 2 werkdagen vooraf. Tel per persoon servies, een waterglas en zitplaats; leg voor koffie en thee daarnaast extra kopjes, lepels en karaffen klaar.
- Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw. Tafels, buffettafels, stoelen, tafelkleden, versiering, welkomsttafel en buffet staan dan klaar voordat de eerste collega binnenkomt.
- Koel dranken enkele uren vooraf en zet niet alles op één plek. Gebruik koelboxen of meerdere koelingen, zodat water, frisdrank en andere dranken tijdens het feest bereikbaar blijven.
- Test muziek, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de gasten arriveren. Leg taartmes, taartspatels en gebaksbordjes alvast bij het buffet; die worden vaak pas gezocht wanneer het gebak aangesneden moet worden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardag op het werk organiseren?
- Begin 3 tot 4 weken vooraf met de ruimte, uitnodigingen en catering. Rond 5 werkdagen voor de verjaardag de dieetwensen en het definitieve aantal gasten af.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een verjaardag op kantoor op te bouwen?
- Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, buffet, servies, versiering en techniek. Reserveer daarnaast 15 minuten voor een laatste controle van dranken, taart en muziek.
- Wanneer moet ik de catering voor een verjaardag op het werk bestellen?
- Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen binnen zijn, bij voorkeur uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Controleer 2 werkdagen voor het feest nogmaals het aantal gasten en eventuele dieetwensen.
- Wat moet ik klaarzetten voor taart op kantoor?
- Leg taartmes, taartspatels, gebaksbordjes, vorken en servetten minimaal 30 minuten vóór het aansnijden klaar. Haal de taart zo laat mogelijk op of bewaar hem gekoeld tot het gebaksmoment.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!