Checklist pour organiser un anniversaire au travail

Un anniversaire au travail demande surtout de bien enchaîner les préparatifs. Commence par confirmer la salle et les participants, puis règle le traiteur, les besoins alimentaires et le programme. La veille, vérifie le matériel, refroidis les boissons et récupère le gâteau. Le jour J, prévois environ 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et la musique avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la salle
Passer la commande traiteur
Créer la playlist musicale
Partager le programme
Vérifier le nombre d’invités
Faire les courses
2 personnes
Aller chercher le gâteau
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la musique
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Découper le gâteau
2 personnes
Servir les pâtisseries
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Gérer la musique
Servir le dernier tour
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 5
Chaisesqté 30
Tables de buffetqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 40
Assiettes à pâtisserieqté 40
Couteauxqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillèresqté 40
Tasses à caféqté 30
Verres à eauqté 40
Verres à vinqté 30
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Couteau à gâteau
Spatules à gâteauqté 2
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 5
Ballonsqté 40
Pompe à ballons
Guirlandesqté 4
Confettisqté 3
Bougies d’anniversaire
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 35

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai
Balayette et pelle
Serpillière
Seau

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations au moins 10 à 14 jours avant la date et fixe une échéance d’inscription 5 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps d’ajuster la commande du traiteur et de prévoir les régimes alimentaires.
Compte les invités une dernière fois 48 heures avant. Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adapte les quantités selon la durée de la réception.
Récupère le gâteau le jour même ou au plus tard la veille si sa conservation le permet. Garde un couteau à gâteau, des spatules et des assiettes à pâtisserie à proximité du buffet pour éviter de les chercher au moment du dessert.
Installe le buffet et la table d’accueil avant de brancher la musique. Laisse au moins 90 cm de passage devant le buffet et prépare les carafes, plateaux et pinces de service avant l’arrivée des premiers invités.
Teste l’enceinte, les rallonges et les multiprises au moins 30 minutes avant le début. Prépare aussi le café et le thé avec suffisamment de tasses, cuillères et eau chaude pour le moment du gâteau.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un anniversaire au travail ?: Envoie-les 10 à 14 jours avant l’événement. Demande une réponse au plus tard 5 jours avant afin de confirmer le traiteur, les boissons et la disposition de la salle.
Combien de temps faut-il pour installer un anniversaire au travail ?: Prévois 60 à 90 minutes pour une installation complète. Ce délai couvre les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle, la décoration, la musique et la table d’accueil.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, compte 2 à 3 boissons par personne. Ajoute ensuite environ 1 à 2 boissons par personne et par heure, en prévoyant aussi de l’eau et des glaçons.
Quand confirmer le nombre d’invités au traiteur ?: Vérifie les inscriptions 5 jours avant, puis fais une dernière confirmation 48 heures avant. Cela permet de corriger les quantités et de signaler les besoins alimentaires sans commande précipitée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.