Checklist voor een verjaardag op school organiseren

Een verjaardag op school vraagt meer voorbereiding dan alleen taart en slingers. Regel eerst toestemming, de ruimte en de toegang; verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en actuele contactgegevens van ouders. Plan boodschappen, materialen en de opbouw ruim vóór de gasten komen. Op de dag zelf draait het om een overzichtelijke ontvangst, gelabeld eten, veilige activiteiten en een duidelijke plek voor jassen en tassen. Met deze checklist houd je alle 40 taken en benodigde spullen bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Schooltoestemming regelen
Ruimte en plein reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens ouders controleren
Sleutels en toegang regelen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Activiteiten klaarzetten
2 personen
Taart voorbereiden
2 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Allergenen labelen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Buffet inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
Jassen en tassen begeleiden
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
4 personen
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart en ijs serveren
3 personen
Verjaardagscadeaus begeleiden
Kinderen naar huis begeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Plein schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Schoolruimte afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 2
Stoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Taartmessenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Snijbakkenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 2
Voorraadbakkenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 6
Verjaardagsbannersaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 12

Spelmateriaal

Gezelschapsspellenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag schooltoestemming en reserveer de ruimte en het plein minimaal 3 weken vooraf. Controleer meteen wie de sleutel beheert en hoe laat je naar binnen kunt.
Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest. Noteer per kind een oudercontact, dieetwens en allergie, zodat je broodjes, hapjes en taart vóór het serveren kunt labelen.
Zet gekoelde dranken en bederfelijke producten pas op het laatste moment klaar: ongeveer 1 tot 2 uur voor aanvang. Gebruik koelboxen met koelelementen als een koelkast niet beschikbaar is.
Plan de opbouw in twee blokken: tafels, stoelen en buffet 60 tot 90 minuten vooraf; versiering, muziek en activiteiten daarna. Test verlengsnoeren en de Bluetoothspeaker voordat de kinderen binnenkomen.
Maak bij ontvangst één vaste plek voor registratie, jassen en tassen. Houd minstens twee begeleiders vrij: één voor aanwezigheid en ouders, één voor spelactiviteiten en het serveren van eten.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een verjaardag op school regelen?: Begin minimaal 3 weken van tevoren met toestemming, ruimte en plein. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de verjaardag.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een verjaardag op school?: Reken per kind op 2 tot 3 kleine broodjes of hapjes en één stuk taart. Voor het eerste uur zijn 2 tot 3 drankjes per persoon een bruikbare richtlijn; pas dit aan op de duur en leeftijd van de groep.
Wanneer moet ik allergieën en dieetwensen verzamelen?: Vraag ze tegelijk met de uitnodiging uit en controleer de lijst opnieuw 7 dagen voor het feest. Label taart, broodjes en hapjes vóór het buffet wordt geopend.
Hoe lang duurt de opbouw van een verjaardag op school?: Reserveer 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen en het buffet. Tel daarna nog 20 tot 30 minuten voor versiering, muziek, activiteiten en de veiligheidscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.