Checklist pour organiser un anniversaire à l’école
Un anniversaire à l’école demande surtout une bonne coordination avec l’établissement et les parents. Commence par obtenir l’autorisation, réserver l’espace et confirmer les inscriptions avant d’acheter quoi que ce soit. La préparation du gâteau, des sandwichs, des boissons et des activités se fait ensuite selon le nombre réel d’enfants. Cette checklist t’aide à ne rien oublier le jour venu, des clés jusqu’au contrôle de sécurité final.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Obtenir l’autorisation de l’école
Réserver l’espace et la place
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées des parents
Organiser les clés et l’accès
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Préparer les activités
2 personnes
Préparer le gâteau
2 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Étiqueter les allergènes
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher la musique
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
Accompagner les manteaux et les sacs
2 personnes
Encadrer les activités de jeux
4 personnes
Servir les sandwichs et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau et la glace
3 personnes
Accompagner les cadeaux d’anniversaire
Accompagner les enfants à la maison
3 personnes
Suivi
Collecter la nourriture et les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer la place
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer les locaux de l’école
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Tables de buffetqté 2
- Chaisesqté 40
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 50
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Couteaux à gâteauqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Bacs de découpeqté 6
- Carafes d’eauqté 4
- Thermosqté 2
- Bacs de stockageqté 8
Décoration
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandesqté 6
- Bannières d'anniversaireqté 3
- Nappesqté 8
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 2
- Multiprisesqté 2
- Glacièresqté 3
- Pains de glaceqté 12
Matériel de sport
- Balles souplesqté 6
- Cerceauxqté 6
- Cônesqté 12
Matériel de jeu
- Jeux de sociétéqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balaisqté 2
- Pelles à poussièreqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 10
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Demande l’autorisation de l’école au moins 2 à 3 semaines avant la fête et vérifie les règles concernant la nourriture, la décoration, la musique et l’accès aux locaux.
- Fixe une date limite d’inscription 7 jours avant l’anniversaire. Utilise les réponses pour confirmer le nombre d’enfants, les coordonnées des parents et les besoins alimentaires.
- Prépare les éléments sensibles la veille : gâteau, sandwichs, boissons au frais et étiquettes indiquant clairement les allergènes. Garde les aliments dans des bacs fermés jusqu’au service.
- Prévois une personne dédiée à l’accueil pendant les 15 premières minutes. Elle enregistre les présences, récupère les manteaux et les sacs et vérifie qui vient chercher chaque enfant.
- Arrive au moins 60 minutes avant le début pour installer les tables, les chaises, le buffet et la décoration, puis tester la musique et effectuer le contrôle de sécurité avant l’arrivée des invités.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser un anniversaire à l’école ?
- Commence les démarches 3 semaines avant la date prévue. Confirme les inscriptions et les informations alimentaires au plus tard 7 jours avant, afin d’adapter les achats et le goûter.
- Quand envoyer les invitations pour un anniversaire à l’école ?
- Envoie-les environ 2 à 3 semaines à l’avance, avec une date limite de réponse fixée 7 jours avant la fête. Demande aussi un numéro de téléphone parent et toute information sur les allergies.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévois 60 minutes avant l’arrivée des enfants. Ce délai permet d’installer les tables, les chaises et le buffet, de mettre les boissons au frais, de brancher la musique et de vérifier la sécurité.
- Que préparer la veille pour un anniversaire à l’école ?
- Prépare le gâteau, les sandwichs, les étiquettes d’allergènes et les activités la veille. Place aussi les boissons dans des glacières avec des pains de glace si le réfrigérateur de l’école n’est pas disponible.
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