Checklist voor een verenigingsverjaardag organiseren

Een verenigingsverjaardag vraagt meer voorbereiding dan alleen taart en versiering. Je regelt eerst de ruimte, gasten en catering en werkt daarna toe naar de inrichting en het programma. Verzamel dieetwensen vóór je hoeveelheden berekent en controleer servies, koffieapparaten, koelboxen en verlengsnoeren ruim voor de dag zelf. In de laatste uren draait alles om een logische opstelling: buffet, drank, koffiehoek, zitplaatsen en materialen voor quiz, foto’s en prijzen moeten klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken ophalen
2 personen
Taart ophalen
Materialen controleren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Quiz voorbereiden
2 personen
Foto's verzamelen
Prijzen klaarzetten
Decoratie voorbereiden
2 personen
Allergenenlabels maken
Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Geluid testen
2 personen
Cadeautafel inrichten
Naamkaartjes klaarleggen
Afvalpunten plaatsen
Toiletten controleren

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Openingsmoment begeleiden
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Buffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Jubileumquiz begeleiden
2 personen
Muziek bedienen
Foto's maken
Dieetmaaltijden uitgeven
Afval verzamelen
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Ruimte afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Serveerbordenaantal 10
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Keukenmessenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Taartscheppenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Drankdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Voedselbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Verjaardagsbanneraantal 2
Ballonnenaantal 60
Naamkaartjesaantal 50

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór de verjaardag af. Gebruik het definitieve aantal gasten om eten, gebaksbordjes, drinkglazen en stoelen te tellen.
Controleer materialen minstens 3 dagen vooraf. Tel niet alleen tafels en stoelen, maar ook serveertangen, opscheplepels, taartscheppen, thermoskannen en verlengsnoeren.
Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet koelboxen en drankdispensers zo neer dat gasten zelf kunnen pakken en houd de koffiehoek apart van het buffet om rijen te beperken.
Maak de ruimte in drie zones: zitplaatsen, buffet en programma. Hang versiering en verlichting pas op nadat tafels en stoelen staan, zodat je geen doorgangen blokkeert.
Houd voor de laatste opbouw 2 uur vrij. Open de ruimte, zet tafels en stoelen, richt het buffet en de koffiehoek in, koel dranken en leg quiz, foto’s en prijzen klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verenigingsverjaardag organiseren?: Reserveer de ruimte bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de verjaardag en sluit de aanmeldingen 7 dagen van tevoren.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een verenigingsverjaardag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Tel daarnaast koffie en thee apart en houd extra water beschikbaar voor de hele groep.
Wanneer moet ik de cateringhoeveelheden berekenen?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn verzameld, meestal 7 dagen vooraf. Controleer de aantallen nog één keer 2 dagen voor het feest voordat je boodschappen doet.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte in te richten?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, buffet, koffiehoek, drankkoeling, versiering en verlichting. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van eten, materialen en programmaonderdelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.