Checklist pour organiser l’anniversaire de votre association

Un anniversaire d’association demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, le buffet et l’installation de la salle. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation jusqu’à l’accueil des invités. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, étiquettes d’allergènes, boissons à rafraîchir et matériel de service. Le jour même, gardez au moins deux personnes disponibles pour installer et vérifier les derniers éléments.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Aller chercher le gâteau
Vérifier le matériel
2 personnes
Créer la playlist musicale
Préparer le quiz
2 personnes
Rassembler les photos
Préparer les prix
Préparer la décoration
2 personnes
Créer les étiquettes d'allergènes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Aménager la table des cadeaux
Préparer les badges nominatifs
Installer des points de collecte des déchets
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Animer le moment d'ouverture
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Animer le quiz anniversaire
2 personnes
Gérer la musique
Prendre des photos
Servir les repas adaptés
Rassembler les déchets
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer la salle

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Table de buffetqté 2
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 60
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Assiettes de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Couteaux de cuisineqté 3
Planches à découperqté 3
Pinces de serviceqté 4
Louchesqté 4
Pelles à gâteauqté 2
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Glacièresqté 4
Bacs alimentairesqté 8

Décoration

Nappesqté 6
Bannière d'anniversaireqté 2
Ballonsqté 60
Badges nominatifsqté 50

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauqté 2
Bac à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la fête. Vous pourrez alors confirmer le nombre de repas, recueillir les besoins alimentaires et calculer les quantités de catering sans travailler à l’aveugle.
Faites les courses et récupérez les boissons 1 à 2 jours avant l’événement. Gardez les produits frais dans des bacs alimentaires et prévoyez plusieurs glacières si le réfrigérateur de la salle ne suffit pas.
Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises et le buffet. Ce créneau permet aussi de refroidir les boissons, d’aménager le coin café et de suspendre la décoration sans précipitation.
Préparez les étiquettes d’allergènes avant le jour J, dès que le menu est confirmé. Placez-les près de chaque plat et prévoyez des ustensiles de service séparés pour éviter les mélanges.
Testez l’enceinte Bluetooth, les rallonges, l’éclairage et la playlist avant l’ouverture de la salle. Gardez le quiz, les photos et les prix regroupés au même endroit afin de ne pas interrompre le programme pour les chercher.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour l’anniversaire de l’association ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Indiquez une date limite de réponse située environ 10 jours avant l’événement, afin de confirmer le buffet et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 2 heures pour une installation complète avec tables, chaises, buffet, décoration, éclairage et coin café. Ajoutez 30 minutes si la salle doit être réorganisée ou si le matériel doit être vérifié sur place.
Quand acheter le gâteau et les boissons ?: Récupérez le gâteau le jour même ou au maximum 24 heures avant, selon sa conservation. Prenez les boissons 1 à 2 jours avant pour pouvoir les refroidir suffisamment et vérifier les quantités.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la fête dure plusieurs heures ou si la météo est chaude.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.