Checklist voor een verenigingsrommelmarkt organiseren

Een verenigingsrommelmarkt vraagt vooral om een strakke planning van deelnemers, ruimte en geldstromen. Leg eerst datum, locatie, toestemming en verzekering vast; daarna volgen inschrijvingen, promotie en de indeling van de tafels. In de laatste week controleer je voorraad, geleende materialen, weersverwachting en betaalmogelijkheden. Op de dag zelf heb je naast tafels en partytenten ook een duidelijke kassa-indeling, informatie voor verkopers en een plan voor stroom en opbouw nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Benodigde toestemming aanvragen
Verzekeringsdekking controleren
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters ophangen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Tafelplaatsen indelen
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kassa-indeling voorbereiden
2 personen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Geleende materialen ophalen
2 personen
Contant geld wisselen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Infopakket voor verkopers maken
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Locatie en sleutel ophalen
2 personen
Terrein en ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kraamindeling markeren
3 personen
Inschrijving voor verkopers inrichten
2 personen
Kraamhuur innen
2 personen
Verkopers ontvangen
4 personen
Verkopers naar plaatsen wijzen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes en gebak uitstallen
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Openingscontrole uitvoeren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Verkoop en kassa beheren
2 personen
Afvalpunten controleren
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Hapjes en gebak aanvullen
2 personen
Verkopers informeren over sluiting
2 personen
Verkopers uitchecken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen droog en compleet opbergen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Posters en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Sleutel en locatie opleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 30
Kassatafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Kassa
Pinapparaat
Stroomhaspelsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Informatiebordenaantal 8
Tafelkledenaantal 30
Prijskaartstandaardsaantal 30

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaatemmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de deelnemersvoorwaarden klaar voordat je het inschrijfformulier verstuurt. Vermeld daarin uiterlijk wanneer aanmelden kan, hoeveel ruimte iemand krijgt en wanneer je de definitieve tafelplaats bevestigt.
Controleer de stroombehoefte minimaal 7 dagen vooraf. Tel koffiezetapparaten, waterkokers, geluidsboxen en verlichting bij elkaar op en leg per zone verlengkabels, stekkerdozen en stroomhaspels klaar.
Plan de kassa niet pas tijdens de opbouw. Wijs vooraf kassaverantwoordelijken aan, controleer het pinapparaat en regel voldoende contant wisselgeld voor de start van de markt.
Maak het infopakket voor verkopers uiterlijk 3 dagen voor de markt. Zet daarin aankomsttijd, route, tafelnummer, regels voor uitladen en een telefoonnummer voor vragen op de dag zelf.
Controleer het weer de avond ervoor én op de ochtend zelf. Leg bij kans op regen de partytenten, tafelkleden en informatieborden klaar en bepaal vooraf wie de tenten veilig opbouwt en afbreekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verenigingsrommelmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, toestemming en verzekering. Start daarna direct met deelnemerswerving en promotie, zodat je ongeveer 2 weken voor de markt de tafelindeling kunt maken.
Wanneer moet ik deelnemers voor een verenigingsrommelmarkt bevestigen?: Bevestig deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de markt, nadat aanmeldingen en tafelplaatsen zijn gecontroleerd. Verstuur het infopakket vervolgens uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat verkopers hun aankomst en spullen kunnen plannen.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een verenigingsrommelmarkt?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de afgesproken tafelruimte. Maak eerst een lijst met deelnemers en deel daarna de beschikbare ruimte in; houd naast de verkooptafels ook ruimte vrij voor looppaden, kassa, catering en eventuele partytenten.
Wat moet ik op de ochtend van een verenigingsrommelmarkt controleren?: Controleer eerst locatie, sleutel, terrein, ruimtes en stroom voordat je tafels en stoelen neerzet. Reken daarna ongeveer 60 tot 90 minuten voor opbouw, inclusief partytenten, kassa, informatieborden, koeling en het klaarzetten van koffie en hapjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.