Checklist pour organiser une braderie associative

Une braderie associative demande plus qu’une date et quelques tables. Il faut cadrer les inscriptions, informer les exposants, prévoir la caisse et vérifier que le lieu peut accueillir les stands et les tentes. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, des premières autorisations jusqu’à l’installation le jour J. Elle vous aide aussi à ne pas laisser les boissons, la météo ou le matériel emprunté au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander l’autorisation nécessaire
Vérifier la couverture d'assurance
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Accrocher les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les places à table
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer l’organisation de la caisse
2 personnes
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
Changer l'argent liquide
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Créer le dossier d’information pour les vendeurs
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Récupérer le lieu et la clé
2 personnes
Vérifier le site et les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Marquer l’agencement des stands
3 personnes
Mettre en place l’inscription pour les vendeurs
2 personnes
Encaisser la location des stands
2 personnes
Accueil des vendeurs
4 personnes
Indiquer aux vendeurs leur emplacement
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches et les pâtisseries
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer les ventes et la caisse
2 personnes
Vérifier les points de collecte des déchets
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Compléter les amuse-bouches et les pâtisseries
2 personnes
Informer les vendeurs de la fermeture
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel au sec et complet
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retirer les affiches et la signalétique
2 personnes
Remettre la clé et le lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 30
Chaises pliantesqté 30
Table de caisse
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintesqté 2
Microphone
Caisse
Terminal de paiement
Enrouleurs électriquesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux d'informationqté 8
Nappesqté 30
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les accords nécessaires et vérifier l’assurance de l’association.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la braderie. Vous aurez ainsi le temps de répartir les places, confirmer les participants et recueillir leurs besoins alimentaires.
Préparez un dossier exposant au moins une semaine avant l’événement : horaires d’arrivée, emplacement, règles de participation, accès au lieu et consignes pour le rangement.
Pour la caisse, séparez l’argent liquide de la table d’accueil et prévoyez un terminal de paiement si nécessaire. Faites changer les espèces 2 à 3 jours avant, plutôt que le matin même.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin de la braderie. Les tentes, rallonges, multiprises et éclairages doivent être vérifiés avant de commencer le montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une braderie associative ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, demander les autorisations, ouvrir les inscriptions et organiser le matériel sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand clôturer les inscriptions des exposants ?: Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant la braderie. Il restera assez de temps pour attribuer les tables, confirmer les participants et préparer le dossier d’information.
Quand préparer les boissons et les aliments ?: Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis refroidissez les boissons la veille. Préparez les encas le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’ouverture.
À quelle heure commencer l’installation le jour de la braderie ?: Commencez au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Il faut récupérer les clés, contrôler les espaces, installer les tables et chaises, monter les tentes et tester la caisse ainsi que le matériel électrique.

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