Verenigingsmarkt organiseren: een checklist met planning

Een verenigingsmarkt vraagt vooral om strakke afstemming tussen verenigingen, standhouders, vrijwilligers en locatie. Leg eerst datum en programma vast en werk daarna toe naar aanmeldingen, promotie en een definitieve standindeling. In de laatste weken controleer je vergunningen, verzekeringspapieren, stroompunten, koeling en de materialen per stand. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van het aanmeldformulier tot contactlijsten, naambadges en instructies voor de standhouders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Verenigingen benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Programma publiceren
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekeringspapieren klaarleggen
Contactlijst afdrukken
Plattegrond afdrukken
Stroompunten controleren
2 personen
Verlengkabels testen
2 personen
Koelcapaciteit controleren
Voorraadlijsten maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Standhouders instructies sturen
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Kassa’s testen
2 personen
Contant geld wisselen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies sorteren
2 personen
Materialen bundelen
3 personen
Weersverwachting controleren
Telefoons opladen
2 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Kassa’s inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Plattegronden ophangen
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Infopunt bemannen
2 personen
Catering bedienen
4 personen
Kassa’s bedienen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste bestellingen opnemen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa’s afsluiten
2 personen
Voedsel veilig opbergen
3 personen
Standhouders laten afbreken
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 8
Krukkenaantal 12
Kleedhokjesaantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Klapbankenaantal 6

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Kassa’saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Megafonenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Stroomhaspelsaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Bloemstukkenaantal 8
Verenigingsbannersaantal 12
Aankondigingsbord
Krijtbordenaantal 8
Fotowand

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 24
Keukenweegschalenaantal 2
Handschoenen voor voedsel
Schortenaantal 12
Haarnetjes
Flessenopenersaantal 6
Thermometersaantal 2
Maatlepelsaantal 2
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Afwasbakkenaantal 4
Afdruiprekkenaantal 4
Waterjerrycansaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Administratie

Inschrijfformulierenaantal 100
Programmaflyersaantal 500
Plattegrondenaantal 300
Standnummerkaartenaantal 40
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Balpennenaantal 30
Markersaantal 20
Klembordenaantal 10
Prijslijstenaantal 40
Kassabonnenrollenaantal 20
Contantgeldbakkenaantal 4
Geldkistjesaantal 2
Polsbandjesaantal 500
Papiertapeaantal 12
Ducttapeaantal 8
Touw
Tie-wraps
Schaaraantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjes
Pennenbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Reservebatterijen
Antislipmattenaantal 12
Kabelmattenaantal 20
Pionnenaantal 20
Waarschuwingslint
Hesjesaantal 20
Regenschermenaantal 4

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan. Plan uiterlijk 2 weken voor de markt een sluitingsdatum, zodat je daarna dieetwensen, standruimte en bijzonderheden kunt verwerken.
Bevestig standhouders niet alleen per e-mail, maar stuur ook een korte instructie met aankomsttijd, standafmetingen, beschikbare stroom en de plek waar ze zich melden. Doe dit minimaal 7 dagen vooraf.
Maak de standindeling pas definitief nadat alle aanmeldingen zijn verwerkt. Zet verenigingen met stroombehoefte dichtbij gecontroleerde stroompunten en neem op de plattegrond ook looproutes en afzetpalen mee.
Test verlengkabels, stekkerdozen, stroomhaspels, pinapparaten en kassa’s uiterlijk de dag vóór de markt. Controleer tegelijk of koelkasten en koelboxen genoeg capaciteit hebben voor de geplande voorraad.
Druk contactlijst, plattegrond en programma op papier af en maak naambadges vóór de opbouw. Leg per vrijwilliger een duidelijke taak vast; op de dag zelf voorkomt dat telefoontjes over basiszaken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verenigingsmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, programma en het benaderen van verenigingen. Plan de definitieve standindeling, vrijwilligersindeling en materiaalcontrole in de laatste 2 weken.
Wanneer moet ik verenigingen uitnodigen voor een verenigingsmarkt?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 8 weken vóór de markt. Geef verenigingen vervolgens 3 tot 4 weken om zich aan te melden en bevestig de deelnemers uiterlijk 2 weken vooraf.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een verenigingsmarkt?: Controleer uiterlijk 8 weken vóór de markt bij de locatie of gemeente welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Leg verzekeringspapieren en eventuele bevestigingen uiterlijk 2 weken vooraf klaar.
Wanneer moet ik stroom en verlengkabels controleren?: Controleer stroompunten en test verlengkabels, stekkerdozen en stroomhaspels uiterlijk 7 dagen vooraf. Doe de volledige praktijktest nogmaals op de dag vóór de markt, inclusief pinapparaten en oplaadstations.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.