Organiser un marché associatif : la checklist complète

Un marché associatif demande surtout de coordonner les associations, les exposants, les bénévoles et le matériel au même moment. Commence par fixer la date et le programme, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour connaître les besoins alimentaires, les stands et les équipements nécessaires. À l’approche du jour J, vérifie les autorisations, l’assurance, l’alimentation électrique et la capacité de refroidissement. Cette checklist de 77 tâches t’aide à avancer dans l’ordre, sans oublier les documents, les paiements et l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les associations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Publier le programme
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Préparer les documents d’assurance
Imprimer la liste de contacts
Imprimer le plan
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tester les rallonges
2 personnes
Vérifier la capacité de refroidissement
Établir les listes de stock
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les consignes aux exposants
Préparer les listes de prix
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Tester les caisses
2 personnes
Changer l'argent liquide
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier la vaisselle
2 personnes
Regrouper le matériel
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Charger les téléphones
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Afficher les plans
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Assurer le service traiteur
4 personnes
Gérer les caisses
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Soutenir les exposants
2 personnes
Allumer l’éclairage
Recueillir les dernières commandes
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer les caisses
2 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
3 personnes
Demander aux exposants de démonter leur stand
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Compter le stock restant
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 8
Tabouretsqté 12
Cabines d'essayageqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Bancs pliantsqté 6

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Mégaphonesqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphonesqté 2
Enrouleurs électriquesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 12
Nappesqté 24
Compositions floralesqté 8
Bannières de l’associationqté 12
Panneau d’annonce
Panneaux en ardoiseqté 8
Mur photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 24
Balances de cuisineqté 2
Gants alimentaires
Tabliersqté 12
Filets à cheveux
Tire-bouchonsqté 6
Thermomètresqté 2
Cuillères doseusesqté 2
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Égouttoirsqté 4
Bidons d'eauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Administration

Formulaires d'inscriptionqté 100
Flyers du programmeqté 500
Plansqté 300
Cartes avec numéro de standqté 40
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 20
Presse-papiersqté 10
Listes de prixqté 40
Rouleaux de tickets de caisseqté 20
Bacs à argent liquideqté 4
Caisses à monnaieqté 2
Braceletsqté 500
Ruban de papierqté 12
Ruban adhésifqté 8
Corde
Attaches-câbles
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafes
Pots à crayonsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Piles de rechange
Tapis antidérapantsqté 12
Passe-câblesqté 20
Cônesqté 20
Ruban de signalisation
Giletsqté 20
Parapluiesqté 4

Conseils

Ouvre le formulaire d’inscription au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Demande dès le départ le nom de l’association, le type de stand, les besoins électriques et les besoins alimentaires.
Confirme les exposants 2 à 3 semaines avant l’événement, puis envoie les consignes finales au plus tard 7 jours avant. Indique l’horaire d’installation, l’emplacement du stand et le matériel fourni.
Prépare le plan des stands et imprime au moins 2 exemplaires : un pour l’accueil et un pour l’équipe d’installation. Ajoute une liste de contacts imprimée, car les téléphones ne sont pas toujours accessibles sur place.
Teste les rallonges, multiprises et enrouleurs électriques 2 à 3 jours avant. Vérifie chaque point d’alimentation et prévois les réfrigérateurs et glacières nécessaires avant de faire les achats.
Répartis les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et donne-leur les consignes avant le jour J. Prépare aussi les badges nominatifs, les listes de prix et les terminaux de paiement avant l’ouverture des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un marché associatif ?: Commence 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les associations, les autorisations, les réservations de tentes et le recrutement des bénévoles prennent généralement plusieurs semaines.
Quand ouvrir les inscriptions des associations ?: Ouvre le formulaire environ 6 à 8 semaines avant le marché et fixe une date limite 3 semaines avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, de confirmer les exposants et d’établir le plan des stands.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché associatif ?: Vérifie les autorisations, l’assurance, le plan imprimé, les contacts, les stocks, les points électriques et le matériel de paiement. Contrôle aussi les réfrigérateurs, les glacières et les rallonges au plus tard la veille.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché associatif ?: Prévois au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour la coordination et 2 personnes pour l’installation et le rangement par créneau. Ajoute 1 bénévole supplémentaire pour chaque zone ou activité qui fonctionne en parallèle.

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