Zo organiseer je een verenigingsfeest zonder last-minute gedoe

Begin niet met boodschappen doen, maar met de datum, locatie en verwachte opkomst. Daarna leg je de aanmeldingen, dieetwensen, taakverdeling en het programma vast. Pas wanneer het definitieve aantal gasten bekend is, koop je eten, drinken en verbruiksmaterialen in. Op de dag zelf werk je van groot naar klein: eerst ruimte en techniek, daarna buffet, bar, aankleding en de laatste controles.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Reservering locatie maken
6
Muziekplanning samenstellen
2 personen
7
Programma opstellen
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Definitieve aantallen tellen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Servies controleren
2 personen
15
Muziek testen
2 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Buffet- en barhoek inrichten
3 personen
19
Versiering ophangen
3 personen
20
Verlichting aansluiten
2 personen
21
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
22
Buffetgerechten afwerken
3 personen
23
Dranken klaarzetten
2 personen
24
Naamstickers en programma leggen
2 personen
25
Toiletten controleren

Event

26
Ingang en ontvangst bemannen
2 personen
27
Gasten verwelkomen
2 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
31
Buffet openen
2 personen
32
Buffet bijvullen
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Servies en glazen verzamelen
2 personen
35
Muziek verzorgen
36
Toiletten tussentijds controleren
37
Laatste ronde aankondigen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
3 personen
40
Eten en dranken opruimen
3 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Meubilair terugplaatsen
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Voorraad en gevonden spullen controleren
2 personen
47
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 80

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 5

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst uiterlijk één week vooraf definitief. Gebruik dat aantal voor boodschappen, servies, naamstickers en de indeling van tafels en stoelen; houd alleen een kleine reserve aan voor onverwachte extra gasten.
Plan de opbouw in blokken van minimaal 30 minuten. Zet eerst tafels, stoelen, buffettafels en kapstokken neer, richt daarna de buffet- en barhoek in en hang pas vervolgens slingers, ballonnen en verlichting op.
Test muziek, speakers, microfoon, laptops, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de gasten binnenkomen. Controleer ook het bereik van de kabels, zodat niemand tijdens het feest over een snoer struikelt.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en leg ze bij het buffet zichtbaar vast. Werk gerechten af met aparte serveerlepels en houd de benodigde kommen, borden, glazen en besteksets vooraf bij de hand.
Wijs één vrijwilliger aan voor de opening en één voor de laatste controle. Laat die personen toiletten, dranken, verlichting, geluidsinstallatie en de bereikbaarheid van de bar nalopen voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een verenigingsfeest versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag de aanmelding en dieetwensen uiterlijk 1 week voor het feest terug, zodat je aantallen en inkopen kunt vastleggen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een verenigingsfeest?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 gasten voor ontvangst, buffet, bar en praktische vragen. Plan daarnaast 2 mensen voor de opbouw en 2 voor het opruimen, ook als die rollen deels overlappen.
Wanneer doe ik de boodschappen voor een verenigingsfeest?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse hapjes en gekoelde producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Koel de dranken minstens 3 uur vóór aanvang.
Hoe lang duurt de opbouw van een verenigingsfeest?: Reserveer voor een ruimte met tafels, buffet, techniek en aankleding minimaal 2 uur. Plan nog 30 minuten extra als je speakers, microfoon, verlichting en meerdere koffiezetapparaten of waterkokers moet aansluiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.