Cómo organizar una fiesta de la asociación sin improvisar
Una fiesta de la asociación se organiza mejor por fases: primero se cierra la fecha y el recinto, después se confirma quién viene y, por último, se prepara el espacio y el servicio. Las inscripciones permiten calcular las cantidades y recoger alergias o preferencias dietéticas antes de comprar. El día del evento, separa el montaje, la comida, las bebidas y la música para que no dependa todo de una sola persona. Reserva también tiempo para probar el sonido, enfriar las bebidas y revisar los baños.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Hacer la reserva del recinto
- 6
Elaborar la planificación musical
2 personas
- 7
Elaborar el programa
2 personas
- 8
Asignar voluntarios
2 personas
- 9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 10
Contar las cantidades definitivas
- 11
Hacer la compra
3 personas
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Preparar aperitivos
3 personas
- 14
Comprobar la vajilla
2 personas
- 15
Probar la música
2 personas
- 16
Abrir la ubicación
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 18
Montar la zona de buffet y bar
3 personas
- 19
Colgar la decoración
3 personas
- 20
Conectar la iluminación
2 personas
- 21
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 22
Terminar los platos del bufé
3 personas
- 23
Preparar las bebidas
2 personas
- 24
Colocar etiquetas con nombres y programa
2 personas
- 25
Comprobar los baños
Evento
- 26
Gestionar la entrada y la recepción
2 personas
- 27
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
- 28
Servir café y té
2 personas
- 29
Servir aperitivos
3 personas
- 30
Guiar las partes del programa
2 personas
- 31
Abrir el buffet
2 personas
- 32
Reponer el bufé
3 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Recoger vajilla y vasos
2 personas
- 35
Proporcionar la música
- 36
Comprobar los baños periódicamente
- 37
Anunciar la última ronda
- 38
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 39
Recoger la basura
3 personas
- 40
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 41
Apagar el equipo
2 personas
- 42
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Limpiar el lugar
4 personas
- 45
Retirar la decoración
2 personas
- 46
Comprobar el inventario y los objetos perdidos
2 personas
- 47
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 80
- Cuencos reutilizablescant. 40
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 50
- Cubiertoscant. 80
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 10
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 80
Equipo
- Portátilescant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 5
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cucharones de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la reserva antes de enviar las invitaciones. Pide las inscripciones con una fecha límite concreta y recoge junto con ellas las preferencias dietéticas de cada asistente.
- Cuenta las cantidades definitivas cuando termine el plazo de inscripción, no el día de la compra. Usa ese recuento para comprobar la lista de la compra, la vajilla y el número de mesas y sillas.
- Asigna voluntarios por tareas y horarios: al menos una persona para abrir el recinto y otra para coordinar el buffet y las bebidas. Entrega el programa y los nombres de los responsables antes del montaje.
- Haz una prueba de música con los portátiles, altavoces, micrófono, soporte, cables alargadores y regletas antes de que lleguen los invitados. Comprueba también que la planificación musical encaja con el programa y que el equipo queda colocado sin bloquear el paso.
- Empieza el montaje con tiempo suficiente para colocar mesas, sillas, buffet, bar, decoración e iluminación antes de terminar los platos. Enfría las bebidas con antelación y deja la comprobación de baños, vajilla y etiquetas para una revisión final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de la asociación?
- Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar la fecha, reservar el recinto y enviar las invitaciones. Deja los últimos 3 o 4 días para cerrar inscripciones, contar cantidades y hacer la compra.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una fiesta de la asociación?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes contar asistentes, recoger las preferencias dietéticas definitivas y ajustar comida, bebidas, mesas y vajilla.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizarla?
- Para una fiesta pequeña, asigna como mínimo 4 funciones: apertura y montaje, buffet y bebidas, música y sonido, y coordinación general. Si el grupo supera las 40 personas, añade al menos 2 voluntarios para el servicio y la limpieza.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el recinto?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite colocar el mobiliario, montar buffet y bar, colgar la decoración, conectar la iluminación y probar el equipo de sonido.
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