Zo organiseer je een verenigingscongres

Een verenigingscongres organiseren begint niet met de uitnodiging, maar met de datum, locatie en opbouw van het programma. Leg daarna sprekers vast, open het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Plan aparte momenten voor techniek, presentaties en deelnemerscommunicatie. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, een geteste zaalopstelling en een briefing waarmee sprekers precies weten wanneer en waar ze aan de beurt zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Congresdatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Programma samenstellen
3 personen
4
Sprekers vastleggen
2 personen
5
Sprekersgegevens verzamelen
6
Uitnodiging opstellen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Herinnering versturen
12
Catering bestellen
2 personen
13
Techniek testen
2 personen
14
Presentaties verzamelen
15
Naambadges maken
2 personen
16
Programma afdrukken
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Sprekersbriefing versturen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Zaalindeling markeren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
4 personen
25
Registratietafel klaarzetten
2 personen
26
Naambadges sorteren
2 personen
27
Podiumtafel inrichten
2 personen
28
Projector aansluiten
2 personen
29
Presentaties testen
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Verlichting instellen
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
3 personen
33
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
34
Servies klaarzetten
3 personen
35
Programma's neerleggen
2 personen

Event

36
Sprekers ontvangen
2 personen
37
Registratiebalie bemannen
3 personen
38
Deelnemers verwelkomen
3 personen
39
Naambadges uitdelen
2 personen
40
Koffie en thee serveren
3 personen
41
Opening begeleiden
2 personen
42
Eerste spreker begeleiden
2 personen
43
Techniek tijdens sessie bedienen
2 personen
44
Vragen uit de zaal verzamelen
45
Pauzedranken bijvullen
2 personen
46
Pauzesnacks serveren
2 personen
47
Tweede sessie begeleiden
2 personen
48
Derde sessie begeleiden
2 personen
49
Lunchbuffet openen
2 personen
50
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Servies afruimen
3 personen
53
Avondsessie begeleiden
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
56
Borrelhapjes serveren
3 personen
57
Sprekers bedanken
2 personen
58
Afsluiting begeleiden
2 personen
59
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
64
Zaal leegmaken
5 personen
65
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
66
Apparatuur loskoppelen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
3 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Presentaties archiveren
71
Bedankbericht versturen
72
Aanwezigheid registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Rechthoekige tafelsaantal 12
Registratietafel
Podiumtafel
Spreekstoel
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Eetlepelsaantal 90
Vorkenaantal 90
Messenaantal 90
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Buffetbakkenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 10
Verenigingsbanierenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordjesaantal 12
Stiftenaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtmetersaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de congresdatum en locatie eerst vast en werk daarna terug vanaf de dag zelf. Reserveer tijd voor zaalopbouw, een technische test en het klaarzetten van de registratietafel.
Stel het programma samen voordat je de uitnodiging verstuurt. Verzamel per spreker naam, functie, presentatie en technische wensen, zodat je presentaties en een sprekersbriefing uiterlijk vóór het congres kunt afronden.
Open het aanmeldformulier zodra het programma voldoende vaststaat. Vraag meteen naar dieetwensen en stuur na de eerste uitnodiging minstens één herinnering, zodat je aantallen voor catering, stoelen en badges niet op schattingen baseert.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, microfoons en luidsprekers op locatie. Controleer ook stekkerdozen, verlengkabels en een presentatieklikker; juist ontbrekende adapters of kabels veroorzaken vaak vertraging.
Richt de ontvangst in vóór deelnemers binnenkomen: markeer de zaalindeling, plaats tafels en stoelen, leg naambadges, programma’s en deelnemerslijsten klaar en koel de dranken. Houd registratie, techniek en catering bij voorkeur als drie afzonderlijke controlepunten aan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je een verenigingscongres organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden voor de congresdatum met de datum, locatie en programmatische opzet. Leg sprekers vast voordat de uitnodiging uitgaat en verzamel dieetwensen uiterlijk vóór je de catering definitief bestelt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een verenigingscongres voor te bereiden?: Reken op meerdere voorbereidingsfasen: eerst datum, locatie en programma, daarna sprekers en aanmeldingen, en ten slotte catering, techniek en drukwerk. Plan minimaal één apart moment voor een technische test en één briefing voor de sprekers.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een congres?: Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan en het aanmeldformulier werkt. Stuur daarna een herinnering voordat je de definitieve aantallen voor catering, badges, deelnemerslijsten en stoelen vastlegt.
Wat moet je op de congresdag zelf controleren?: Controleer vóór de ontvangst de zaalindeling, tafels, stoelen, registratietafel, presentaties en alle audiovisuele apparatuur. Leg programma’s, deelnemerslijsten en naambadges klaar en test microfoons, beamer en aansluitingen voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.