Organiser un congrès associatif, étape par étape

Un congrès associatif se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et le lieu, puis le programme, les intervenants et les inscriptions. Les problèmes arrivent souvent plus tard, quand les besoins alimentaires, les présentations ou les adaptateurs vidéo n’ont pas été confirmés. Prévoyez un calendrier de suivi jusqu’au jour J et attribuez chaque vérification à une personne. Le plan ci-dessous vous aide à avancer sans oublier l’accueil, la technique et l’installation de la salle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du congrès
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Établir le programme
3 personnes
4
Confirmer les intervenants
2 personnes
5
Rassembler les informations des intervenants
6
Rédiger l’invitation
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer un rappel
12
Commander le catering
2 personnes
13
Tester la technique
2 personnes
14
Rassembler les présentations
15
Créer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer le programme
17
Imprimer la liste des participants
18
Envoyer le briefing des intervenants
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Vérifier le lieu
2 personnes
22
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Préparer la table d'inscription
2 personnes
26
Trier les badges nominatifs
2 personnes
27
Aménager la table de scène
2 personnes
28
Brancher le projecteur
2 personnes
29
Tester les présentations
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Régler l’éclairage
2 personnes
32
Mettre en place le point café
3 personnes
33
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
34
Préparer la vaisselle
3 personnes
35
Déposer les programmes
2 personnes

Événement

36
Accueillir les intervenants
2 personnes
37
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
38
Accueillir les participants
3 personnes
39
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
40
Servir le café et le thé
3 personnes
41
Accompagner l'ouverture
2 personnes
42
Accompagner le premier intervenant
2 personnes
43
Gérer la technique pendant la session
2 personnes
44
Recueillir les questions de la salle
45
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
46
Servir les snacks de pause
2 personnes
47
Encadrer la deuxième session
2 personnes
48
Animer la troisième session
2 personnes
49
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
51
Servir les repas diététiques
2 personnes
52
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
53
Animer la session du soir
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
56
Servir les amuse-bouches
3 personnes
57
Remercier les intervenants
2 personnes
58
Encadrer la clôture
2 personnes
59
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

60
Ranger les restes au frais
2 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le point café
2 personnes
64
Vider la salle
5 personnes
65
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
66
Débrancher l’équipement
2 personnes
67
Nettoyer le lieu
3 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Archiver les présentations
71
Envoyer un message de remerciement
72
Enregistrer la présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables rectangulairesqté 12
Table d'inscription
Table de scène
Pupitre
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Cuillères à caféqté 90
Cuillères à soupeqté 90
Fourchettesqté 90
Couteauxqté 90
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à buffetqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Petits bolsqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
Bannières de l'associationqté 2
Compositions floralesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Marqueursqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4
Luxmètresqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de rédiger l’invitation. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et commander la restauration.
Fermez les inscriptions environ 7 jours avant le congrès. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, d’imprimer les badges, le programme et la liste des participants.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 48 heures avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable avec le vidéoprojecteur, les câbles HDMI et les adaptateurs réellement prévus.
Faites un briefing des intervenants 3 à 5 jours avant le congrès : ordre de passage, durée, microphones et consignes de remise des supports. Cela évite de découvrir le matin même qu’un format ou un branchement ne fonctionne pas.
Prévoyez l’installation de la salle au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez le marquage des places, les tables et chaises, la table d’inscription, les porte-manteaux, les poubelles et le refroidissement des boissons.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès associatif ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, envoyer les invitations et régler la restauration et la technique sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il envoyer les invitations à un congrès ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, dès que le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le congrès.
Quand tester le matériel technique d’un congrès ?: Faites un premier test 3 à 5 jours avant avec le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les câbles. Refaites une vérification sur place au moins 2 heures avant l’arrivée des participants.
Combien de temps avant faut-il installer une salle de congrès ?: Réservez au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription et le matériel de présentation. Ajoutez 30 minutes si plusieurs intervenants utilisent des microphones ou des configurations différentes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.