Verenigingsborrel organiseren: checklist en planning

Een verenigingsborrel loopt soepel als je eerst de aanmeldingen en dieetwensen vastlegt en daarna pas inkopen doet. Plan de voorbereiding terug vanaf de borreltijd: bevestig locatie en datum, verstuur een herinnering en maak een definitieve gastenlijst. Op de dag zelf draait het om een logische opstelling van buffet, bar, koffie en thee, garderobe en aanmeldtafel. Controleer vóór binnenkomst ook toiletten, verlichting, muziek en veiligheid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetvrije hapjes apart zetten
Locatie openen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Toiletten controleren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Bar inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Muziek testen
Aanmeldtafel inrichten
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Bar en buffet schoonhouden
Koffie en thee bijvullen
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Garderoberek

Servies

Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Kurkentrekkersaantal 3
Flesopenersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naambadgesaantal 60
Permanent markersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging ruim van tevoren en verstuur uiterlijk enkele dagen voor de borrel een herinnering. Zo kun je de definitieve gastenlijst en het aantal dieetvrije hapjes nog op tijd maken.
Koop pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en zet dieetvrije hapjes apart van het gewone buffet.
Zet de bar, het buffet en de koffiehoek niet op één tafel. Houd kurkentrekkers, flesopeners, serveertangen en maatbekers bij de juiste plek, zodat bezoekers en helpers elkaar niet ophouden.
Maak de entree herkenbaar met een aanmeldtafel, naambadges en een permanente marker. Plaats kapstokken of een garderoberek vóór de eerste gasten arriveren en zet stoelen zo dat er een vrije looproute blijft.
Test Bluetoothspeakers, verlichting, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deuren opengaan. Loop daarna nog één veiligheidsronde: controleer kabels, toiletten, drankkoeling en de bereikbaarheid van uitgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een verenigingsborrel organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum en locatie. Verstuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken van tevoren en stuur 3 tot 5 dagen voor de borrel een herinnering.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een verenigingsborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een borrel van 3 uur komt dat neer op ongeveer 5 tot 7 drankjes per aanwezige, met daarnaast voldoende water, koffie en thee.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een verenigingsborrel doen?: Controleer de boodschappenlijst zodra de aanmeldingen sluiten en doe de inkopen 1 tot 2 dagen vooraf. Koel dranken uiterlijk enkele uren voor aanvang, zodat alles bij binnenkomst koud staat.
Hoe laat moet ik de locatie klaarmaken voor een verenigingsborrel?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, buffet, bar, koffie, decoratie en techniek. Reserveer daarna nog 30 minuten voor de laatste veiligheidsronde en onverwachte problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.