Checklist pour organiser l’apéritif de votre association

Un apéritif d’association demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, les achats et l’installation de la salle. Prévoyez les besoins alimentaires avant de confirmer les quantités, puis gardez du temps pour refroidir les boissons et préparer le buffet. Le jour même, l’accueil, le bar, le café, la vaisselle et la sécurité doivent être vérifiés avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous guide dans l’ordre, des premières confirmations à la dernière ronde.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Établir la liste définitive des invités
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les en-cas sans régime de côté
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Mettre le buffet en place
2 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Préparer le café et le thé
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester la musique
Installer la table d’inscription
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Maintenir le bar et le buffet propres
Réapprovisionner le café et le thé
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre l’équipement
Fermer le lieu
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Verres à bièreqté 50
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Tire-bouchonsqté 3
Décapsuleursqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 4
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Marqueurs permanentsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 7 jours aux participants afin de répondre. Vous pourrez ensuite établir une liste définitive et ajuster les achats.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis mettez les en-cas adaptés à l’écart des autres. Prévoyez une identification visible pour éviter les échanges accidentels.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture, idéalement avec au moins 2 glacières ou zones de stockage séparées. Gardez les tire-bouchons et décapsuleurs directement au bar.
Terminez l’installation de la salle au moins 30 minutes avant l’arrivée prévue. Les tables, chaises, buffet, bar, porte-manteaux et table d’inscription doivent être utilisables dès le premier accueil.
Faites une dernière vérification 15 minutes avant l’ouverture : toilettes, éclairage, rallonges, multiprises, musique, vaisselle et circulation autour du buffet. Cela laisse encore quelques minutes pour corriger un oubli.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un apéritif d’association ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une échéance de réponse à 7 jours avant l’événement, puis envoyez un rappel aux personnes qui n’ont pas répondu.
Combien de temps faut-il pour préparer la salle ?: Comptez environ 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, le bar, la décoration et la table d’inscription. Prévoyez ensuite 30 minutes pour les contrôles finaux avant l’arrivée des invités.
Quand faire les courses pour un apéritif d’association ?: Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant, une fois la liste des invités presque définitive. Faites les achats frais la veille ou le jour même, puis refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture.
Que vérifier juste avant l’arrivée des participants ?: Faites une ronde 15 minutes avant l’ouverture. Vérifiez notamment les toilettes, l’éclairage, les branchements, la musique, la vaisselle, les boissons, les en-cas et l’accès à la table d’inscription.

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