Verenigingsbal organiseren: checklist en planning

Een verenigingsbal vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal, muziek en hapjes. Leg eerst datum, locatie, begroting en programma vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en de indeling van vrijwilligers, bar en entree. In de laatste week controleer je dieetwensen, menukaart, decoratie, apparatuur en boodschappen. Op de dag zelf draait alles om gekoelde dranken, getelde glazen, voorbereide hapjes en klaargelegd kassageld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Programma en tijden bepalen
3 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Bevestigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Bardiensten indelen
2 personen
Entreepersoneel indelen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Afspeellijsten controleren
2 personen
Consumptieprijzen bepalen
2 personen
Menukaart en allergenen maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en glazen tellen
2 personen
Kassageld en wisselgeld klaarleggen
2 personen
Presentielijst afdrukken
Route en parkeerinformatie delen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Buffettafels plaatsen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Buffetgerechten klaarmaken
4 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Dranken en glazen klaarzetten
3 personen
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
Entreebalie klaarzetten
2 personen
Veiligheidsuitgangen vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
2 personen
Muziekprogramma starten
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Glazen en servies verzamelen
3 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Muziek en verlichting bedienen
2 personen
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten veilig opbergen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Bar schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 12
Ledkaarsenaantal 24
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Microfoonsaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Muziekstandaardaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Etiketten

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de belangrijkste reserveringen zodra datum en locatie vaststaan. Leg daarna het programma met begin-, diner- en eindtijd vast, zodat muziek, catering en vrijwilligers dezelfde planning gebruiken.
Verstuur uitnodigingen niet pas na het samenstellen van het programma. Vraag meteen om aanmelding en dieetwensen; stuur bevestigingen nadat je aantallen en eventuele allergenen hebt gecontroleerd.
Maak voor entree en bar aparte diensten. Zo weet je vooraf wie gasten ontvangt, wie consumptieprijzen toelicht en wie kassageld en wisselgeld beheert.
Test luidsprekers, audiomixer, microfoons, speakerstatieven en audiokabels vóór de balavond. Controleer ook de afspeellijsten en verzamel muziekbestanden op één plek, zodat je niet tijdens het programma hoeft te zoeken.
Tel servies en glazen voordat de boodschappen en hapjes binnenkomen. Zet dranken gekoeld klaar, controleer de decoratie en leg tafelnummers, menukaart en allergeneninformatie vóór ontvangst van de gasten neer.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een verenigingsbal versturen?: Stuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en programma in hoofdlijnen vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Geef een duidelijke uiterste aanmelddatum, zodat je tijd houdt voor dieetwensen, bevestigingen en de indeling van vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een verenigingsbal?: Maak minimaal drie aparte rollen: entree, bar en algemene organisatie. Plan per dienst minstens 2 mensen bij de entree en 2 achter de bar; bij een groot aantal gasten voeg je per 50 gasten extra bezetting toe.
Wanneer moet ik de apparatuur voor het verenigingsbal testen?: Test alle geluidsapparatuur uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op de dag zelf. Controleer daarbij microfoons, audiokabels, mixer, luidsprekers en afspeellijsten; houd minimaal 60 minuten vóór ontvangst vrij voor een volledige soundcheck.
Hoeveel drank en hapjes moet ik inkopen voor een verenigingsbal?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Voor hapjes kun je ongeveer 4 tot 6 stuks per persoon per uur aanhouden; pas dit aan op de duur van het programma en het diner.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.