Checklist pour organiser un bal de l’association

Un bal de l’association demande surtout une bonne répartition des préparatifs. Commence par fixer la date, le lieu, le budget et les horaires, puis avance vers les inscriptions, les bénévoles, la musique et le buffet. Les derniers jours servent à confirmer les participants, acheter les produits, rafraîchir les boissons et tester le matériel. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 55 fournitures à suivre dans l’ordre, pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Définir le programme et les horaires
3 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Envoyer les confirmations
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répartir les services au bar
2 personnes
Répartir le personnel d’entrée
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les playlists
2 personnes
Fixer les prix de consommation
2 personnes
Créer le menu et la liste des allergènes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier la décoration
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Compter la vaisselle et les verres
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Imprimer la feuille de présence
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tables du buffet
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer les plats du buffet
4 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer les boissons et les verres
3 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
Préparer le comptoir d’entrée
2 personnes
Dégager les issues de secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
Lancer le programme musical
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Rassembler les verres et la vaisselle
3 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le bar
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Balayer et laver la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12
Carafesqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 12
Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Décorations de tableqté 12
Bougeoirsqté 12
Bougies LEDqté 24
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Microphonesqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Pupitre à musiqueqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12
Étiquettes

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le lieu, le budget et les horaires au moins 6 à 8 semaines avant le bal. Cela laisse le temps de réserver, d’envoyer les invitations et d’organiser les équipes.
Envoie les invitations 4 à 6 semaines à l’avance et ferme les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi un nombre fiable pour les repas, les boissons, les tables et les verres.
Demande les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis indique les allergènes sur le menu. Prévois une version finale à remettre à l’équipe du buffet le jour du bal.
Répartis les bénévoles par créneaux précis : entrée, bar, buffet et rangement. Confirme les horaires 3 à 5 jours avant, car les absences de dernière minute concernent souvent les postes du soir.
Teste les haut-parleurs, le mixeur audio, les microphones et les câbles avant l’ouverture. Prépare aussi la caisse, la monnaie, les playlists, les boissons au frais et la vaisselle la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un bal de l’association ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Les premières décisions sont la date, le lieu, le budget, le programme et les réservations.
Quand envoyer les invitations pour un bal associatif ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant le bal. Demande une réponse avec les besoins alimentaires et fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il répartir les bénévoles ?: Répartis les postes 1 à 2 semaines avant, puis confirme chaque créneau 3 à 5 jours avant. Prévois séparément l’entrée, le bar, le buffet, l’accueil et le rangement.
Que préparer la veille d’un bal de l’association ?: La veille, termine les courses, mets les boissons au frais, prépare les en-cas, compte la vaisselle et vérifie la décoration. Teste également le matériel audio et prépare la caisse avec la monnaie.

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