Zo organiseer je een veilingbarbecue zonder chaos

Een veilingbarbecue combineert buiten eten met een strak georganiseerd biedmoment. Begin minstens vier weken vooraf met datum, locatie, veilingitems en uitnodigingen; daarna werk je toe naar registratie, dieetwensen en betalingen. De veilingregels en -volgorde moeten vóór de gasten binnenkomen zichtbaar en begrijpelijk zijn. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouw: ontvangst, barbecue, veiling en afrekening, met genoeg ruimte voor eten én bieders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Veilingitems verzamelen
2 personen
3
Veilingitems registreren
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Reserveringen maken
8
Veilingregels opstellen
2 personen
9
Veilingvolgorde bepalen
2 personen
10
Veilingnummers maken
2 personen
11
Biedkaarten nummeren
2 personen
12
Veilingbordjes voorbereiden
2 personen
13
Betalingswijze vastleggen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Houdbare boodschappen doen
2 personen
16
Verse boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Vlees en groente portioneren
3 personen
19
Salades voorbereiden
3 personen
20
Veilingitems labelen
2 personen
21
Weersverwachting controleren

Event

22
Terrein controleren
2 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Barbecue opstellen
3 personen
26
Gasflessen aansluiten
2 personen
27
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
28
Buffet en bar inrichten
3 personen
29
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Veilingtafel inrichten
2 personen
32
Veilingitems uitstallen
3 personen
33
Barbecue aansteken
2 personen
34
Gasten ontvangen
3 personen
35
Biedkaarten uitdelen
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Veiling begeleiden
3 personen
38
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
39
Buffet bijvullen
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Betalingen registreren
2 personen
42
Veilingitems uitgeven
2 personen
43
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
46
Barbecue schoonmaken
2 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Terrein schoonmaken
3 personen
50
Veilingopbrengst veilig opbergen
2 personen
51
Materialen inventariseren
2 personen
52
Gehuurde materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Bordenaantal 70
Dessertbordenaantal 60
Besteksetsaantal 70
Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffieurn
Waterkokeraantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon

Veilingmateriaal

Veilinghamer
Kassa
Ontvangstboekaantal 2
Veilingtafellopersaantal 2
Lotstandaardsaantal 30
Biedbordjesaantal 60
Lotkaartenaantal 30
Prijslijstenaantal 4
Pennensetsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Menubordenaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Barbecuetangenaantal 6
Aluminium bakplatenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Vleesthermometersaantal 2
Aanstekersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Handwasdispensersaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Bouwlampenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Registreer elk veilingitem meteen met een lotnummer, korte omschrijving en eigenaar. Label de spullen vóór de opbouw; zoeken naar ontbrekende lotkaarten kost tijdens de veiling direct tijd.
Stuur de uitnodigingen vier weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de barbecue. Dan kun je porties, dieetwensen, stoelen en glazen nog aanpassen.
Zet de betalingswijze uiterlijk één week vooraf vast en vermeld die in de veilingregels. Leg bij de kassa een prijslijst en ontvangstboek klaar, zodat gewonnen loten niet zonder registratie vertrekken.
Maak de veilingvolgorde op basis van de geregistreerde items en nummer biedbordjes, lotkaarten en veilingnummers identiek. Leg de eerste vijf loten zichtbaar klaar; zo kan de presentator zonder zoeken starten.
Controleer de weersverwachting twee dagen vooraf en bouw partytenten, tafels en stoelen ruim vóór ontvangst op. Plaats barbecue, koelboxen en verlenghaspels zo dat looproutes en de uitgifte van eten vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een veilingbarbecue organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met datum, locatie, veilingitems en uitnodigingen. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in de laatste twee weken en sluit de deelnemerslijst bij voorkeur zeven dagen voor het evenement.
Hoe registreer je veilingitems voor een barbecue?: Geef elk item één lotnummer en noteer de omschrijving, eigenaar en eventuele voorwaarden. Label de items uiterlijk één dag vooraf en controleer de lijst nogmaals voordat de gasten arriveren.
Wanneer moet je de veilingregels bekendmaken?: Zet de regels uiterlijk een week vooraf vast en neem betalingswijze, biedverloop, afhalen en annuleren op. Hang op de dag zelf een korte versie bij de ontvangst en veilingtafel.
Hoeveel tijd heb je nodig om een veilingbarbecue op te bouwen?: Plan minimaal drie uur voor partytenten, tafels, stoelen, barbecue, bar en veilingtafel. Leg veilingmaterialen en de eerste loten minstens dertig minuten vóór ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.