Organiser un barbecue de vente aux enchères sans improviser
Un barbecue de vente aux enchères demande deux préparations en parallèle : accueillir les convives et rendre chaque lot facile à présenter, vendre et payer. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis fixez rapidement les règles, le mode de paiement et l’ordre de passage. Les inscriptions servent aussi à prévoir les besoins alimentaires, les quantités et les places assises. La veille, préparez les lots, refroidissez les boissons et portionnez les aliments ; le jour même, installez d’abord les zones avant d’allumer les barbecues.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Rassembler les articles de la vente aux enchères
2 personnes
- 3
Enregistrer les articles de la vente aux enchères
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Faire les réservations
- 8
Établir les règles de l’enchère
2 personnes
- 9
Définir l’ordre de la vente aux enchères
2 personnes
- 10
Créer les numéros d'enchères
2 personnes
- 11
Numéroter les cartes d’enchères
2 personnes
- 12
Préparer les pancartes de vente aux enchères
2 personnes
- 13
Définir le mode de paiement
- 14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 15
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
- 16
Faire les courses de produits frais
2 personnes
- 17
Refroidir les boissons
2 personnes
- 18
Portionner la viande et les légumes
3 personnes
- 19
Préparer les salades
3 personnes
- 20
Étiqueter les articles de la vente aux enchères
2 personnes
- 21
Vérifier les prévisions météo
Événement
- 22
Contrôler le site
2 personnes
- 23
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 25
Installer le barbecue
3 personnes
- 26
Brancher les bouteilles de gaz
2 personnes
- 27
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
- 28
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
- 29
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 30
Installer la décoration
3 personnes
- 31
Aménager la table des enchères
2 personnes
- 32
Exposer les articles de la vente aux enchères
3 personnes
- 33
Allumer le barbecue
2 personnes
- 34
Accueillir les invités
3 personnes
- 35
Distribuer les cartes d’enchères
2 personnes
- 36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 37
Animer la vente aux enchères
3 personnes
- 38
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
- 39
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Enregistrer les paiements
2 personnes
- 42
Distribuer les lots de la vente aux enchères
2 personnes
- 43
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 44
Rassembler les déchets
3 personnes
- 45
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
- 46
Nettoyer le barbecue
2 personnes
- 47
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 48
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 49
Nettoyer le site
3 personnes
- 50
Mettre en sécurité le produit de la vente aux enchères
2 personnes
- 51
Inventorier le matériel
2 personnes
- 52
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 4
Vaisselle
- Assiettesqté 70
- Assiettes à dessertqté 60
- Couvertsqté 70
- Verres à boireqté 80
- Verres à vinqté 50
- Tasses à caféqté 50
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
Équipement
- Barbecues à gazqté 2
- Bouteilles de gazqté 4
- Glacièresqté 4
- Urne à café
- Bouilloireqté 2
- Rallonges électriquesqté 3
- Multiprisesqté 4
- Enceinte portable
- Micro sans fil
Matériel de vente aux enchères
- Marteau d’enchères
- Caisse
- Livre d’accueilqté 2
- Nappes pour table de vente aux enchèresqté 2
- Présentoirs pour lotsqté 30
- Panneaux d'enchèresqté 60
- Cartes de tombolaqté 30
- Listes de prixqté 4
- Sets de stylosqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 10
- Panneaux de menuqté 4
- Décorations de tableqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de cuisineqté 4
- Saladiersqté 8
- Pinces de barbecueqté 6
- Plaques de cuisson en aluminiumqté 6
- Gants de cuisineqté 4
- Thermomètres à viandeqté 2
- Briquetsqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Projecteurs de chantierqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les règles de l’enchère avant d’envoyer les invitations : précisez les numéros, les paliers d’enchère, le paiement et la récupération des lots. Une feuille visible à l’entrée évite de répondre plusieurs fois aux mêmes questions.
- Enregistrez chaque article avec un numéro, une description courte et un prix de départ. Préparez l’ordre de vente au moins 48 heures à l’avance et regroupez les lots fragiles ou volumineux de manière logique.
- Utilisez les inscriptions pour compter les portions, les places et les besoins alimentaires. Pour les boissons, prévoyez environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée prévue.
- Faites les achats en deux temps : les produits non périssables plusieurs jours avant, puis la viande, les légumes et les salades la veille. Portionnez les aliments avant l’arrivée des invités afin de ne pas quitter la vente au dernier moment.
- Contrôlez le site et la météo la veille, puis installez tentes, tables, chaises et zones de vente avant le barbecue. Gardez les rallonges, multiprises, bouteilles de gaz et solutions de repli au même endroit pour les retrouver rapidement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un barbecue de vente aux enchères ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Les invitations et inscriptions doivent partir assez tôt, tandis que les règles, l’ordre de vente et l’enregistrement des lots devraient être terminés au moins 48 heures avant l’événement.
- Comment prévoir les quantités pour un barbecue de vente aux enchères ?
- Basez-vous d’abord sur le nombre d’inscrits et leurs besoins alimentaires. Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis préparez les portions de viande et de légumes la veille pour limiter les pertes et les retards.
- Que faut-il préparer la veille d’une vente aux enchères ?
- Étiquetez tous les lots, imprimez les listes de prix, préparez les numéros et refroidissez les boissons. Faites aussi les courses fraîches, les salades et le portionnage afin de consacrer le jour J à l’installation et à l’accueil.
- Dans quel ordre se déroule un barbecue de vente aux enchères ?
- Installez d’abord les tentes, les tables, les chaises et l’espace de vente, puis vérifiez le matériel et le paiement. Accueillez les participants, distribuez les numéros, servez le repas et lancez ensuite les lots selon l’ordre annoncé.
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