Zo organiseer je een Veiligheidsdag zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en het programma voordat je materialen of hulpdiensten vastlegt. Controleer daarna vergunningen, meldingen, verzekering en de praktische voorzieningen zoals stroom, toiletten en afvalinzameling. Werk demonstraties inhoudelijk af en maak één duidelijke plattegrond met routes, activiteiten en nooduitgangen. In de laatste week draait alles om aanmeldingen, vrijwilligers, gekoelde boodschappen en een korte veiligheidsinstructie voor iedereen die helpt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenementdatum en locatie bevestigen
2
Programma en activiteiten vastleggen
3 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Hulpdiensten en demonstraties boeken
2 personen
5
Stroomvoorziening controleren
2 personen
6
Toiletten en afvalinzameling reserveren
7
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
13
Veiligheidsinstructie opstellen
2 personen
14
Ontruimingsroute uitwerken
2 personen
15
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
16
Demonstraties inhoudelijk afstemmen
3 personen
17
Inschrijfformulieren voorbereiden
18
Prijsvragen en quizkaarten maken
2 personen
19
Materialen per activiteit sorteren
3 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
23
Koelproducten gekoeld bewaren
2 personen
24
Materialen en promotiemiddelen klaarzetten
3 personen
25
Contactlijst en noodnummers printen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Terrein controleren
3 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Informatiestand inrichten
2 personen
31
EHBO-punt inrichten
2 personen
32
Verkeersveiligheidsparcours uitzetten
3 personen
33
Kinderactiviteiten klaarzetten
3 personen
34
Brandveiligheidsdemonstratie voorbereiden
3 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Eet- en drinkpunt inrichten
4 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
39
Veiligheidsbriefing vrijwilligers geven
3 personen
40
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
41
Inloop en registratie begeleiden
4 personen
42
Opening en programma toelichten
2 personen
43
EHBO-informatie verzorgen
2 personen
44
Verkeersveiligheidsparcours begeleiden
3 personen
45
Brandveiligheidsdemonstratie begeleiden
3 personen
46
Inbraakpreventie uitleg geven
2 personen
47
Digitale veiligheid uitleg geven
2 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
49
Quizrondes begeleiden
2 personen
50
Prijzen uitreiken
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

57
Activiteiten afbouwen
5 personen
58
Tenten en bewegwijzering afbreken
6 personen
59
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
60
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
61
Overgebleven eten veilig verpakken
2 personen
62
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Locatiesleutels en materialen verzamelen
2 personen
65
Koelmaterialen leegmaken
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven houdbare producten opslaan
68
Onbeschadigde materialen sorteren
2 personen
69
Deelnemersinformatie opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallaties
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Megafoon
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Brandblussers voor demonstratieaantal 3
Verkeerslichtenaantal 2
Fietspompenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Reddingsdekensaantal 10
Oordoppenaantal 100

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 20
Fietshelmenaantal 15
Fietsenaantal 6
Loopfietsenaantal 6
Springtouwenaantal 8
Stoepkrijtaantal 12
Behendigheidshoepelsaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Informatiebordenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Welkomstbanner
Activiteitenpostersaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast welke hulpdiensten en demonstraties deelnemen. Stem per demonstratie de inhoud, benodigde ruimte, stroom en veiligheidsafstand af; dat voorkomt wijzigingen op de opbouwdag.
Maak de ontruimingsroute niet pas op locatie. Teken de route vooraf op de plattegrond, zet afzetpalen, afzetlint en verkeerskegels op strategische punten en wijs per deelgebied een aanspreekpunt aan.
Plan stroom als een apart onderdeel van de locatiecontrole. Tel geluidsinstallaties, microfoons, laptop, beamer en projectiescherm mee en test verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de dag zelf.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef de definitieve aantallen uiterlijk een week voor het evenement door aan de boodschappenverantwoordelijke. Bewaar houdbare producten apart en koelproducten gekoeld.
Geef vrijwilligers bij aankomst een instructie van 10 tot 15 minuten met contactlijst, noodnummers, verzamelplaats en hun post. Laat herkenbare veiligheidshesjes dragen en leg EHBO-koffers, portofoons, zaklampen en een megafoon op vaste plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Veiligheidsdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Reserveer hulpdiensten, demonstraties, toiletten en materialen zodra het programma op hoofdlijnen vaststaat.
Welke veiligheidsvoorzieningen heb je nodig voor een Veiligheidsdag?: Reken minimaal op een EHBO-koffer per duidelijk afgebakend deelgebied, veiligheidshesjes voor alle coördinatoren en zichtbare ontruimingsroutes. Leg daarnaast afzetmateriaal, portofoons, zaklampen en een megafoon klaar voordat bezoekers arriveren.
Wanneer maak je de plattegrond en bewegwijzering?: Maak de eerste plattegrond ongeveer 4 weken vooraf, zodra activiteiten en voorzieningen bekend zijn. Controleer hem tijdens de laatste locatie-inrichting en plaats bewegwijzering en afzetmateriaal vóór de publieksopening.
Wanneer moet je vrijwilligers indelen voor een Veiligheidsdag?: Maak de eerste indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig de diensten in de laatste week. Plan per post een reservepersoon en geef iedereen bij aankomst een briefing van 10 tot 15 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.